Fase I: Onderzoek bestaande situatie
In het eerste luik vindt het onderzoek plaats naar de bestaande positie van het kantoor. In die fase worden veelal de contouren voor de herijking van de strategie reeds duidelijk.
De ‘omgeving’ waarin het kantoor opereert verdient daarbij uitdrukkelijk aandacht. In de hedendaagse literatuur en tijdschriften wordt voortdurend aandacht besteed aan de ontwikkelingen in de zakelijke dienstverlening, en in het bijzonder aan de ontwikkelingen in de advocatuur en het notariaat.
De ontwikkelingen bij aanpalende beroepsgroepen in de markt hebben grote invloed op het reilen en zeilen, zowel nu als in de toekomst.
Genoemd kunnen worden, in willekeurige volgorde:
- toenemende concurrentie van de advocatenkantoren onderling;
- groei van de in-house Legal Departments;
- opkomst van Legal Boutiques en Niche-kantoren; toenemende invloed van Alternative Legal Service Providers (ALSP’s);
- gewijzigde vraag vanuit de markt, mede als gevolg van de versnelling van wijziging in de klantbehoeften als gevolg van of in aansluiting op de Corona-pandemie, alsmede de onzekerheden die voortvloeien uit de in 2022 begonnen Ukraine-crisis;
- versnelde groei en uitbouw van de Legal Arms van de grote(re) accountantskantoren;
- mogelijk verruimen van regelgeving door de NOvA, in die zin dat Alternative Business Structures (ABS) onder voorwaarden worden toegestaan;
- prijsdruk;
- opkomst en invoering van Technologie en Artificial Intelligence in de dagelijkse praktijk;
- war on talent, aantrekken, behouden en ontwikkelen nieuw talent;
- de tijdens de Corona-pandemie verder uitgebouwde wijze van hybride werken.
Al deze 10 issues vormen tezamen, maar ook ieder voor zich een gevaar voor het voortbestaan van de hedendaagse klassieke advocatuur en het notariaat. Andere ondernemers ‘breken in’ in de tot voor kort veilige omgeving van de juridische dienstverlening. Aanpassing van de bestaande strategie aan de marktontwikkelingen is urgent. Aan de hand van een hedendaagse Strategie moet een Business Plan worden vastgesteld waarmee de markt met succes, dus winstgevend en efficiënt, kan worden betreden.
Fase II: Vaststellen strategie
In de tweede fase wordt op basis van de gegevens die in Fase l zijn verzameld de nieuwe Strategie vastgesteld. Uitgangspunt daarbij is dat het vaststellen van een strategie en het jaarlijks herijken van de strategie is van levensbelang voor een succesvolle en winstgevende exploitatie van elke onderneming, dus ook voor elk advocaten- of notariskantoor. Focus op de markten en branches die en de rechtsgebieden waarmee men de markt wil benaderen is essentieel. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden.
De beste manier om die keuzes te maken is door allereerst te onderzoeken wat de markt, dus de potentiële cliënten vragen. Dit geldt niet alleen voor de wijze waarop de diensten worden aangeboden, maar vooral ook welke diensten, en in welk segment van de markt.
Een businessplan, gebaseerd op een levensvatbare strategie, is de basis voor elke onderneming. Het businessplan moet vanzelfsprekend niet alleen een uitgeschreven tekst zijn. Het businessplan moet onderbouwd zijn met een (meerjaren)budget, een deugdelijke balans en ook een voortschrijdende liquiditeitsbegroting. Op basis van deze exercitie kan dan een Strategie worden uitgestippeld en een Business Plan vastgesteld. Dat kan een hernieuwde strategie zijn voor een bestaand kantoor of een geheel nieuwe strategie voor een nieuw op te zetten organisatie.
Het proces van het bepalen van de strategie door de advocaat en notaris voor hun kantoren vindt plaats aan de hand van vijf uitgangspunten:
- Wat kan ik?
- Wat wil ik?
- Wat vraagt de klant/markt?
- Hoe bepaal en vind ik mijn ‘Unique Selling Point’?
- Hoe implementeer ik de antwoorden op de eerste vier vragen in mijn (nieuwe) organisatie?
Een traject als hiervoor kort beschreven is een arbeidsintensief proces. Het begint in Fase l met onderzoek onder de fee-earners en de andere ‘key-figures' in het kantoor om als het ware een ‘foto’ van het kantoor te maken, dit op vaste van een vaste Questionnaire. Op basis daarvan volgt een analyse van de bestaande praktijk (intern), van de markt (extern, zowel van de eigen positie in de markt als van het bestaande en beoogde klantenbestand).
Op basis van deze gegevens worden in Fase ll de mogelijkheden in kaart gebracht om de nieuwe strategie en focus vast te stellen en binnen afzienbare tijd te realiseren. De laatste actie in deze fase wordt gevormd door het ‘vertalen’ van de strategie en het businessplan in een duidelijk praktijkontwikkelingsplan, met bijbehorende concrete acties voor alle geledingen in het kantoor. Daarbij kunnen ook personele vraagstukken aan de orde komen.
