Tenminste drie momenten zijn cruciaal voor het op juiste en correcte wijze verwerken van de bestede uren en het vervolgens declareren van de bestede tijd aan de cliënt. Veel advocaten worstelen daarmee.
Gewerkte uren versus geschreven uren
Allereerst het moment dat de werkzaamheden daadwerkelijk worden uitgevoerd. Veel advocaten, zowel jong als oud, hebben de neiging om niet precies de tijd te noteren die daadwerkelijk is besteed aan de cliënt. Dat probleem doet zich voor zowel in de procespraktijk, de algemene praktijk als in de overname-praktijk. Hierdoor ontstaat een discrepantie tussen de gewerkte uren en de uren die in de Time sheet als besteed worden genoteerd.
Dit verklaart ook meteen het verschil tussen hetgeen genoteerd is en de daadwerkelijk verstreken tijd. Hoe vaak gebeurt het niet dat aan het einde van de dag meer dan 8 uren zijn gewerkt, terwijl er nauwelijks 5 uren zijn genoteerd? Dat fenomeen wordt veelal veroorzaakt door de gedachte dat wellicht te veel tijd is heengegaan met het uitzoeken van een bepaald issue of de opgemaakte teksten moeizaam uit de pen zijn gevloeid.
Mijn devies: schrijf de tijd op die je besteed hebt, niet majoreren, maar ook niet miniseren. En schrijf de tijd onmiddellijk en niet pas aan het eind van de dag of erger eerst na verloop van een groter tijdsbestek.
Het opmaken van de declaratie
Een tweede keer waarop opgelet moet worden is het moment van declareren, dus wanneer de uitgedraaide urenoverzichten ter parafering op het bureau of het beeldscherm verschijnen. Het gevaar bestaat dat bij het zien van de geschreven tijd en het daaraan gekoppelde bedrag de verantwoordelijke fee-earner de schrik om het hart slaat en hij dus al voor de verzending reeds een paar procenten van het geschreven bedrag afboekt.
Een eenvoudige check om adequaat met dit fenomeen om te gaan is om in de database van declaraties na te gaan of de verantwoorde tijd vergelijkbaar is met eenzelfde soort zaken uit het verleden. Immers indien een fee-earner onnodig te veel tijd heeft besteed, bijvoorbeeld omdat hij aanvankelijk een minder voor de hand liggend spoor heeft gekozen, zal niet al de geschreven tijd in rekening gebracht kunnen worden. Dan is immers geen waarde toegevoegd. Anderzijds, indien een goed resultaat is bereikt binnen een passend tijdsbestek, is er geen reden om af te boeken.
Het incasseren van de declaratie
De derde maal dat de hoogte van de declaratie ter discussie kan komen is het moment dat cliënten aan de bel trekken na ontvangst van de factuur met het bijbehorend verzoek om betaling. De opmerking van de cliënt: de nota is toch hoger uitgevallen dan verwacht, kan dan leiden tot het voor een derde maal verlenen van korting. Maar om eerst het uitstaande bedrag te declareren en vervolgens de omvang van de declaratie na een telefoontje van de cliënt te matigen, is zacht gezegd weinig professioneel. Wat zal niet in het hoofd van de cliënt omgaan indien zijn bedenkingen succes hebben?
Verwachtingsmanagement
Om te voorkomen dat de cliënt onaangenaam wordt verrast bij ontvangst van de declaratie is betrekkelijk eenvoudig.
Richtlijnen van hogerhand voor de omgang met cliënten
Voor alle duidelijkheid: een advocaat is verplicht voor particulieren een uitgebreide inschatting van de omvang van de werkzaamheden te maken. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft vrij recent inzicht gegeven in zijn gedachtengang hoe een advocaat aan een consument duidelijk moet maken op welke wijze hij voor zijn diensten gehonoreerd wenst te worden. Het zogenaamde ‘Uurtarief’-arrest van het Hof van 12 januari 2023 zou door de advocatuur, zowel voor particulieren als voor zakelijke cliënten omarmd dienen te worden.
Het Hof geeft aan dat het declareren op basis van een uurtarief in de verhouding van de advocaat tot een consument allerminst verboden is. Wel dient de advocaat op grond van het arrest aan zijn cliënt/consument de nodige en vooral duidelijke informatie te verschaffen over - kort gezegd - de ‘ins en outs’ van de zaak, en ook van de te verwachten hoogte van de declaratie.
Ook de zakelijke klant wil duidelijkheid
In beginsel ziet het arrest alleen op de verhouding consument/advocaat. Het komt mij voor dat de criteria die het Hof heeft geformuleerd evenzeer gelden in de verhouding tussen de advocaat en zijn zakelijke cliënten, niet alleen het MKB maar ook het nationale en internationale grootbedrijf.
Het spreekt mijns inziens voor zich dat een advocaat - hetzelfde geldt in feite voor alle (zakelijke) dienstverleners - zowel bij de aanvang van een zaak als in de loop van de behandeling:
Tot slot een rekensom:
Om het belang van een adequate uren-verantwoording te visualiseren, volgt hierna nog een rekensom. Reeds met een toename van 6 minuten per dag op een kantoor met 10 fee-earners die gemiddeld € 330/uur declareren, wordt een verhoging van de omzet van 10 tot 20% bereikt.
0,1h (6 min)/dag x € 300/uur x 220 werkzame dagen x 10 FTE = € 66.000 extra omzet per jaar zonder meerkosten.
Maak je van die 6 minuten één (1) uur per dag, dan leidt een vergelijkbare berekening tot een omzet voordeel van € 660.000 per jaar, opnieuw zonder enige extra kosten.
Conclusie: Voorkom het drie keer geven van korting
september 2023