Voornemens voor het komende eerste Post Corona jaar

LawVision Insights publiceert regelmatig interessante blogs. Eind november 2020 is een zeer inspirerende bijdrage gepost over de vooruitzichten van de winstgevendheid van advocatenkantoren in 2021 en de veranderingen die zouden moeten plaatsvinden om dat te bereiken.ⁱ Ik zal proberen de voornaamste aanbevelingen in deze blog te verwoorden. Op een aantal plaatsen geef ik een eigen invulling aan de aanbevelingen.

Onderscheidend vermogen

Een belangrijk uitgangspunt is om verder te kijken dan de grootste gemene deler. Dat kan leiden niet alleen tot een grotere winstgevendheid, maar ook tot een beter onderscheidend vermogen. Voor advocaten is het doorgaans lastig om zich te onderscheiden van de concurrent in het kantoor verderop in de straat. Op veel websites is heden ten dage wel vermeld dat met de cliënt gezocht wordt naar een passende oplossing voor diens probleem, naast de gebruikelijke vermeldingen over de specialismen van het betreffende kantoor. Maar er is meer nodig.

Treed buiten de gebaande paden

Het buiten de gebaande paden treden, kan bijdragen aan het vinden van nieuwe wegen. Dat lijkt een dooddoener, maar is het niet. Cliënten zijn immers doorgaans niet gebaat bij een zuiver juridische oplossing voor het probleem waarvoor bijstand wordt gezocht. Het gaat om het zien van het grotere plaatje, dus het inzicht in de oorzaak van het deelprobleem, de financiële consequenties, de mogelijke reputatieschade, de technologische aspecten etc. Kortom, de advocaat zou niet alleen het juridische aspect in ogenschouw moeten nemen, maar ‘als spin in het web’ⁱⁱ moeten bijdragen aan de oplossing van het probleem van de cliënten; en liefst proactief.

Common sense mindset

LawVision pleit ervoor om uit te gaan van een ‘common sense management mindset’ⁱⁱⁱ waarbij uitgegaan wordt van het onverwachte. Velen hebben met dat laatste inmiddels ervaring opgedaan als gevolg van de Covid-pandemie. Een dergelijke mindset dwingt de individuele advocaat maar ook alle andere betrokkenen op het kantoor ertoe om Focus aan te brengen. Vanuit deze gedachte zou de planning voor 2021 moeten plaatsvinden; dus naast het begeleiden van de juridische problematiek, zou bij de planning aandacht moeten zijn voor het vaststellen van financiële doelen, het vasthouden en begeleiden van talent, het begroten van investeringen, bijvoorbeeld voor technologie en innovatie en het concretiseren van de groeidoelen. Herijken gedurende het jaar zal in 2021 ook nog wel nodig zijn, afhankelijk van het moment dat het vaccin tegen het Coronavirus voldoende wijd verspreid zal zijn. Bij het opstellen van de begroting en de bijbehorende Visie verdient het systeem van de ‘Scenario budgetting’ de voorkeur.

Meten van performance

Een andere suggestie van LawVision is om ‘oude’ methoden om de performance te meten overboord te gooien. Het ‘billable hour’ zou voor de performance meting van de advocaten ingeruild moeten worden voor zachtere indicatoren zoals klanttevredenheid, betaalde declaraties, bijdragen aan innovatie, diversiteit en talentontwikkeling.
Dat zijn allemaal bijna utopische uitgangspunten, maar de zwakte van de uitvoering ligt in de wijze waarop een en ander wordt gemeten. De meeste advocaten hebben al moeite met het nauwkeurig bijhouden van de bestede uren. De ‘billables’ worden meestal nog wel redelijk bijgehouden, maar bij de non-billables schiet adequate vastlegging er wel nogal eens bij in, behalve als ‘stoplap’ op die dagen dat men van het ene in het andere ongewisse terecht komt.

Let op winstgevendheid en efficiëntie

Heel goed om de genoemde indicatoren in ogenschouw te nemen. Maar vergeet vooral niet waar het bij de exploitatie echt om gaat: winstgevende omzet. Nauwkeurige vastlegging is ook van belang om te beoordelen of het werk dat wordt uitgevoerd ook werkelijk winstgevend is. Dat kan het beste op zaakniveau worden bezien. En last, but not least, het merendeel van de uitgaande declaraties is nog steeds gebaseerd op de bestede uren. En dat zal voorlopig ook nog wel zo blijven. Advocaten zijn nu eenmaal niet alleen ‘risk averse’ bij de advisering van hun cliënten, maar ook waar het de exploitatie van hun kantoor betreft.
Een belangrijk onderwerp naast het feitelijke juridische product dat wordt geleverd, is de wijze waarop dit geschiedt. Er zijn vele aspecten verbonden met dat product. Denk aan zaken als de relatie tot de cliënten, de teams waarin gewerkt wordt, de ‘pricing’, het oog hebben voor de relatie tussen het belang van de zaak en de financiële uitkomst (onder meer in de vorm van een declaratie), de wijze waarop de dienst wordt uitgevoerd, de efficiëntie, en niet te vergeten de branchekennis en de kennis van het bedrijf van de cliënten (KYC), etc.

Wensen van de cliënten centraal

Het belangrijkste advies van LawVision - dat ik van harte onderschrijf - is om in 2021 echt werk te maken van zaken als diversiteit, een goede verstandhouding met de cliënten, zorgen voor optimale samenwerking op kantoor (voorkom of elimineer een Eilandenrijkcultuur^iv), maak ruimte voor nieuwe projecten (innovatie) en vooral maak ruimte voor verandering. De wereld staat niet stil. De wensen van cliënten veranderen. Probeer daarop te anticiperen. Daarom, het zij herhaald, is een goede verstandhouding met de cliënten dringend gewenst. Dat lijkt een open deur, maar hoeveel advocaten hebben met regelmaat overleg met hun cliënten buiten de behandeling van zaken om?

1 december 2020

ⁱ Calling Messrs. Jekyll and Hyde – Profitability Stretches for 2021
ⁱⁱ Zie mijn blog: advocaat van de 21ste eeuw als spin in het web
ⁱⁱⁱIk schrijf daarover in mijn blog ‘Wat bepaalt het sucess van het modene advocatenkantoor?; de eerste succesfactor is het gebruik van het Gezonde verstand.
^ivZie mijn blog: advocatenkantoor, een eilandenrijk?