Suggesties voor de begroting van het komende jaar

Zeker in een tijd van onrust in de wereld en de daardoor afnemende economische activiteit en oplopende inflatie wordt her en der, ook in de advocatuur, gevreesd voor een lagere omzet. Is het niet dit jaar dan toch zeker volgend jaar (2023). Nog afgezien van de oorlog in Oekraïne, de gevolgen van de Corona-pandemie en de inflatie, zijn er structurele omstandigheden die de klassieke advocatuur onder vuur nemen.

Oorzaken

Ik duid hierbij op ontwikkelingen zoals

• Opkomst en verdere uitbouw Legal Arms Big4 Accountants, uitdijende opkomst Niches en Boutiques, concurrentie op lucratieve deelgebieden door ALSP’s.
• De toename gedurende de laatste decennia van het absolute aantal advocaten leidt onmiskenbaar tot een steeds grotere onderlinge concurrentie tussen de diverse advocatenkantoren. Daarbij speelt een belangrijke rol dat veel kantoren hetzelfde palet van diensten aanbiedt. Het onderscheidend vermogen - de USP- is daarentegen relatief gering. Prijs en benaderbaarheid worden steeds belangrijker in de verhouding tussen opdrachtgever een cliënt.
  
  

Gevolgen

De hiervoor opgesomde ontwikkelingen zullen onherroepelijk op veel kantoren leiden tot een lagere omzet en een daardoor afnemende winst. Het overgrote deel van ‘gedoe’ binnen advocatenkantoren vindt zijn oorzaak in geld. Praktijken die niet langer evenredig bijdragen aan de winst komen onder een vergrootglas te liggen van die partners die wel nog succesvol zijn. Over het algemeen leidt dit vroeger of later onherroepelijk tot gemor. Het gevaar doemt op dat een deel van de partners vervolgens stemt met de voeten.

Wat laat het vergrootglas zien?

Een lagere omzet leidt tot een ‘exponentieel’ lagere winst. De vaste kosten van een advocatenkantoor zijn vrijwel inflexibel. Een met 10% teruglopende omzet leidt al snel tot een 25 tot 30% lagere winst. Voorbeeld:

• omzet in jaar 1 is 100; kosten 60 > winst 40 (W1)
• omzet in jaar 2 is 90; kosten 60 > winst 30 (W2)
• Verschil in omzet is min 10%

Verschil in winst is (W2-W1)/W1x100 = (30-40)/40) x 100 = (-10/40) x 100 = min 25% Indien de vaste kosten hoger zijn, wordt het procentuele verlies groter.

Sommen maken

Het is bij de exploitatie van een advocatenkantoor van belang om dit soort sommetjes regelmatig te maken. Dit jaar (2022) zullen omzet en winst waarschijnlijk nog redelijk op peil blijven. Hoe het aankomend jaar zal verlopen, valt nog maar te bezien. De algemene verwachting is dat de kosten (salarissen, huren en bijvoorbeeld energiekosten) grosso modo totaal met zo’n 10% zullen stijgen. Het is waarschijnlijk minder voor de hand liggend om de tarieven met een gelijk percentage te verhogen. Veel marktpartijen zullen dat niet aanvaarden, omdat zij zelf hun hogere kostenniveau ook niet volledig kunnen doorberekenen in de aan hun klanten in rekening te brengen prijzen. In de USA wordt in tijdschriften geconstateerd dat er vertraging optreedt in de gebruikelijke verhoging van de Tarieven. De verwachting is dat het aantal declarabele uren als gevolg van een kleiner aanbod van nieuwe zaken onder druk zal komen te staan. In Silicon Valley vallen ontslagen bij bedrijven zoals Amazon, Meta en Alfabet. Het advocatenkantoor Cooley heeft daarop gereageerd door een substantieel aantal ‘associates’ de wacht aan te zeggen. Dichter bij huis wordt in de software industrie eveneens een mindere activiteit verwacht in het komende jaar. Ook een transportonderneming als Nedcargo laat via Linkedin weten dit jaar en volgend jaar naar huidige verwachting geen overnames te zullen doen.

Begrotingsdiscipline

Het is een ervaringsfeit dat de begroting voor het komende jaar op veel kantoren veelal niet veel anders is dan de jaarrekening van het voorgaande jaar met als uitzondering aanpassing voor gestegen prijzen en verhoging van de loonkosten indien het aantal fee-earners is toegenomen. Een meerjarenbegroting ontbreekt meestal ook. Anderzijds is de behandeling van de begroting voor het komende jaar het uitgelezen moment om de binnen het kantoor levende plannen en ideeën cijfermatig te concretiseren. Een uitwerking van de plannen in een begeleidend document verhoogt de kans op de daadwerkelijke uitvoering daarvan sterk.
Een uitgebreide toelichting op de begroting waarin de plannen voor het komende jaar worden beschreven, zowel ten aanzien van de praktijkontwikkeling als ook voor de dagelijkse gang van zaken op het kantoor is een noodzakelijke uitbreiding op de cijfermatige uitwerking. Het is wenselijk om in de bedoelde toelichting bij het opstellen van een begroting een aantal scenario’s door te rekenen, zodat zowel bij tegenvallende omzetten als in geval van meevallers teruggevallen kan worden op tevoren doordachte scenario’s.

Investeren in mensen en middelen

Bij het opstellen van de begroting voor het komende jaar zou ook heel expliciet rekening gehouden moeten worden met de noodzaak te investeren in mensen en middelen (met name Technologie). In de advocatuur, maar ook in andere takken van de zakelijke dienstverlening is het gebruikelijk om de gehele winst van het voorgaande jaar uit te keren zonder voorzieningen voor toekomstige investeringen op de balans te plaatsen. Dat maakt kantoren economisch kwetsbaar (eenzelfde problematiek is waarneembaar bij het overgrote deel van de accountants)¹.

Voorzieningen op de balans

Het merendeel van de kantoren beperkt de voorzieningen op de balans per 31/12 tot een post Dubieuze Debiteuren (actiefzijde). Indien aan het eind van het jaar (a) de balans wordt opgemaakt en (b) de begroting voor het volgende jaar vastgesteld, zou het verstandig beleid zijn om alvast een reservering ten laste van de winst van het af te sluiten boekjaar op te nemen voor begrote investeringen in mensen en kapitaal (passiefzijde (vreemd vermogen)). Dat heeft het grote voordeel dat gereserveerd wordt voor toekomstige investeringen. Het nieuwe boekjaar wordt daardoor minder belast voor de uit te voeren investering.

Het argument om geen voorziening voor toekomstige investeringen op te nemen ligt in de wijze van winstverdeling op basis van een puntensysteem. Bij toepassing van het gebruikelijke lock-step systeem zouden oudere partners immers benadeeld worden ten opzichte van jongere partners indien voorzieningen voor toekomstige investeringen ten laste van een ouder jaar worden gebracht. Eenzelfde fenomeen doet zich voor bij investeringen die gedaan worden ten laste van de winst van een lopend jaar kort voor het uittreden van (oudere) partners. In mijn visie moet een advocatenkantoor geëxploiteerd worden als een ‘gewone’ onderneming. Dat geldt dus ook voor de allocatie van kosten en voorzieningen.

Actiepunten
➜ Schrijf een toelichting op de cijfermatige begroting en maak een concreet jaarplan.
➜ In de begroting en de bijbehorende toelichting dient aandacht te worden besteed aan verschillende toekomstscenario’s.
➜ Niet alleen kosten begroten voor nieuwe investeringen, maar ook reeds een voorziening op de balans ten laste van de winst van het af te sluiten jaar ten behoeve van de investeringen.

Kapellen, 7 december 2022