Productiviteit van advocaten, partners versus medewerkers 

Cijfersⁱ uit de Verenigde Staten afkomstig uit het Clio Legal Trends Report 2022 laten zien dat een deel van de US Lawyers slechts een derde van hun werkdag ‘billable hours’ schrijven. Dat is op zich een verbetering ten opzichte van de 31% gedurende de 3 voorafgaande jaren. Dat betekent echter dat (nog steeds) twee derde gedeelte van de werkdag aan niet declarabele activiteiten wordt besteed. Anderzijds zijn in de gerapporteerde periode 10% meer zaken geopend vergeleken met de ‘prepandemic baseline’ van 2019. Hetzelfde onderzoek laat zien dat de ‘utilisation’ (percentage van een 8-urige werkdag besteed aan billable hours) wel met gemiddeld 18% is verbeterd sedert 2016.

Een andere uitkomst van het rapport is dat per zaak gemiddeld meer tijd wordt besteed. Dat zou kunnen betekenen dat de geënquêteerde groep advocaten in de US grotere zaken behandelt die meer tijd vergen. De conclusie van het rapport is dat de gewerkte uren daarmee een hogere waarde vertegenwoordigen.

Zijn de cijfers dramatisch?

De hiervoor opgesomde cijfers uit de Verenigde Staten ogen dramatisch. Twee vragen rijzen. Allereerst, hoe komt het dat de groep Amerikaanse advocaten die is geïnterviewd gemiddeld zo weinig ‘billable’ is op een werkdag? De eerste vraag die dan aan de orde komt is, welke groep advocaten is geïnterviewd? Het blijkt dat het gaat om Clio klanten. Het Canadese bedrijf Clio levert een kantoorautomatiseringsprogramma, (cloud-based practice management for law firms). De Clio klanten zijn blijkens het geciteerde rapport ‘solo-practioners’, kleinere kantoren, boutiques, middelgrote kantoren en ‘practice groups’ van Am Law 200 firms. Mogelijk ligt de oorzaak van de relatief lage realisatie van declarabele uren in de samenstelling van de geënquêteerde groep, gekoppeld aan de wens software te verkopen voor de dagelijkse urenregistratie. Dat is niet duidelijk.

Een van Clio afwijkend recent cijfer van ‘billabels’ is gepubliceerd door Wells Fargo & Co.^{ii iii} Wells Fargo Legal Specialty Group heeft haar jaarlijkse onderzoek gedaan onder de 200 grootste advocatenkantoren in de USA. De uren gedeclareerd per advocaat belopen 1.568 in 2022 tegen 1.670 in 2021. Deze daling in het aantal gedeclareerde uren wordt volgens het rapport veroorzaakt door een daling in de vraag naar advocatuurlijke diensten met tegelijkertijd een aanwas van advocaten binnen de ondervraagde kantoren.^iv In commentaren wordt gesproken over overcapaciteit bij de grote Amerikaanse kantoren. Wells Fargo signaleert een gemiddelde afname van de productiviteit van 6,1%^v bij de geënquêteerde kantoren. Indien met uitgaat van 240 werkbare dagen zouden de Amerikaanse advocaten dagelijks 6,5 declarabele uren schrijven.

De cijfers van Clio enerzijds en Wells Fargo anderzijds lijken niet met elkaar te corresponderen. Dat zou anders zijn indien de Clio-groep uitsluitend figureert in de onderste regionen van de advocaten-piramide, terwijl Wells Fargo vooral advocaten en advocatenkantoren heeft geïnterviewd van de AM Law 200 groep. Blijft over de in het Clio-rapport niet beantwoorde vraag of en zo ja waarom individuele ‘Practice Groups’ van de AM Law 200 beneden het kantoorgemiddelde presteren?

Wat is de ‘Productiviteit’ in Nederland en Vlaanderen?

De hiervoor genoemde cijfers van Clio doen de vraag rijzen, of het in Nederland en Vlaanderen ook zo slecht gesteld is met de ‘utilisation’ (Productiviteit) van de advocaten? Voor Nederland zijn geen openbare cijfers omtrent ‘realisation’ beschikbaar. In maart 2022 heeft Wolters Kluwer^vi haar tweede Benchmark naar de Belgische kleinere en middelgrote advocatenkantoren gepubliceerd. Dat onderzoek laat zien dat van de kantoren met fee-earner aantallen tussen 11 en 20+ advocaten omstreeks 80% 5 à 6 uren per dag per advocaat declareert; in die groep wordt wel meer dan 8,5 uren per dag gewerkt. Omstreeks 30% van de gewerkte tijd kan dus kennelijk niet gedeclareerd worden. Op zich is dat wel voorstelbaar omdat nu eenmaal het verkrijgen van nieuw werk, het organiseren van het kantoor en het bijhouden van het vak ook een substantiële hoeveelheid tijd vergt. Gaat men uit van 240 werkbare dagen en conform het rapport 8,5 gewerkte uren per dag, dan wordt er gemiddeld 2.040 uren per jaar gewerkt. Zes declarabele uren leveren op jaarbasis een totaal op van 1.440 uren.
De gebruikelijke norm voor fee-earners met enkele jaren ervaring ligt afhankelijk van de grootte van het kantoor tussen de 1.200 en 1.450 declarabele uren per jaar. Stelt men de grens op 1.200 billables per jaar, dan volstaan 5 uren per dag gedurende 240 dagen.
Een realisatiegraad van 5 tot 6 declarabele uren per dag per FTE kan op zich bij voldoende leverage een adequate grondslag opleveren voor een winstgevende op continuïteit gebaseerde exploitatie van een advocatenkantoor.

De vraag die onmiddellijk aan dat uitgangspunt is gekoppeld is of alle fee-earners van hoog tot laag ook werkelijk een dergelijke performance realiseren. Anders geformuleerd, of er inderdaad voldoende leverage binnen de populatie van de verschillende ‘practice groups’ bestaat? Dat lijkt niet overal het geval. De oorzaken kunnen divers zijn. Ik licht één aspect uit de mogelijke oorzaken, namelijk de attitude van veel partners om onvoldoende gebruik te maken van de werkkracht van hun stagiaires en medewerkers.

Medewerkers underperformen?

Een probleem is dat de partners veelal wel aan hun declarabele uren komen, maar de medewerkers niet. In veel gevallen spelen verschillende oorzaken.

➜ Allereerst is de opvatting van veel partners dat zij het werk sneller, beter en efficiënter uitvoeren dan hun medewerkers. Ik durf die stelling te bestrijden, maar het blijft een hypothese, zolang de medewerkers niet mogen laten zien, dat zij ook heel goed in staat zijn het werk te verrichten.

➜ Tweede aspect is, dat de oudere advocaat de ‘plicht’ heeft om de jongeren op te leiden. Als dat niet gebeurt, blijft het een ‘self full filling prophecy’ dat de jongere medewerker niet in staat zou zijn het door de cliënten gevraagde werk snel, efficiënt en met voldoende kwaliteit te verrichten.

➜ Een derde punt is dat het delegeren van werk naar gekwalificeerde medewerkers veel winstgevender is dan het steeds, maar zelf behandelen van de cliënten dossiers.^vii

➜ Laatste punt, betreft de medewerkers: heel veel punten omtrent de behandeling van een zaak, de omgang met de cliënten en het acquireren van ‘new business’ valt te leren. Het zou de partners van de advocatenkantoren veel baat kunnen brengen inden zij dat proces zouden faciliteren in plaats van zichzelf terug te trekken binnen de eigen praktijk.

➜ Let wel, ook de jongere of de oudere partner heeft op enig moment zelf de leercurve van stagiaire tot medewerker en uiteindelijk partner doorlopen. Een extra steuntje kan dat proces aanzienlijk versnellen waardoor de betreffende fee-earners ook op een eerder moment rendabel kunnen worden ingezet.

14 februari 2023
i Lawyers Spending Only One-Third of Their Workday on Billable Hours;
ii Lawyerproductivity, demand dropped in 2022 - Wells Fargo report;
iii WellsFargo Report Reveals Decline in Lawyer Productivity and Demand in2022;
iv Lawyerproductivity, demand dropped in 2022 - Wells Fargo report
v IndustryExpert Can't Believe There Haven't Been More Outright Layoffs InBiglaw (Yet)
vi Zie mijn blog van 15 maart 2022; BENCHMARK-ONDERZOEKADVOCATUUR 2021: LEKT ER OMZET WEG?
vii Voor de uitleg van de werking van het leverage-model, zie mijn blog vermeld in noot 4 en in het management boek 'De advocatuur als onderneming', Hoofdstuk 5, Willem Hengeveld, Partnership, Hoe de hazen lopen (pag. 104) en Hoofdstuk 9, Hans Schuurman, Financiën (pag. 201).