Post Corona begroting, aandachtspunten ter overdenking
Het opstellen en overdenken van de begroting voor 2021 is in de huidige Corona-tijd van groter belang dan ooit. Veel kantoren hebben in 2020 geleden onder substantieel omzetverlies. De vraag is of dat omzetverlies structureel is voor de komende jaren of slechts conjunctureel in 2020 en 2021. Dit zal afhankelijk zijn van de snelheid waarmee de economie herstelt. Met name zullen daarbij de omvang van de verspreiding van het virus, een geneesmiddel voor geïnfecteerden en een vaccin dat preventief werkt, van belang zijn. Ten tijde van het schrijven van dit blog zijn de signalen voor indamming door medewerking van de gehele bevolking niet hoopgevend. Er zijn te veel mensen die zich niets of onvoldoende aantrekken van de voorgeschreven maatregelen.
De begroting voor 2021 zal nog meer dan andere jaren gestoeld moeten worden op een deugdelijk jaarplan en beter nog op een meerjarenplan. In een dergelijk plan zullen alle onderdelen van het kantoor de revue moeten passeren. Dus zowel die units die het primaire proces vormen, als de afdelingen die ondersteunend zijn, bijvoorbeeld de back-office. De huidige vakantieperiode leent zich bij uitstek om de spreekwoordelijke stip aan de horizon meer gestalte te geven.
Scenario’s en meerjarenplanning
Het is ondoenlijk om in een meerjarenplan volledig rekening te houden met interrupties zoals de Covid-19 pandemie. Het is immers onmogelijk om het verloop en de omvang van een dergelijke pandemie met redelijke zekerheid te voorspellen; noch op het vlak van gezondheid, noch op het gebied van de sociaaleconomische gevolgen. Het is echter wel mogelijk om in het meerjarenplan een drietal scenario’s te schetsen. Men kan van een slecht, een gemiddeld en een goed scenario uitgaan; zowel in de begroting, dus in het budget voor de komende jaren als in de daarop gebaseerde balansen. De scenariogedachte moet vanzelfsprekend ook voorgezet worden bij een relatief detail als het opzetten van een doorlopende liquiditeitsprognose. Het voordeel van een dergelijke driezijdige liquiditeitsprognose is dat de werkelijke gang van zaken daaraan gemakkelijk gespiegeld kan worden. Dat geeft onmiddellijk en voortdurend inzicht in de gang van zaken en duidelijkheid of van het ene naar het andere scenario moet worden overgeschakeld.
Naast deze algemene opmerkingen zou in de begroting, de meerjarenplanning en de specifieke jaarplanning voor het komende jaar binnen het kader van de drie scenario’s, in ieder geval aandacht besteed moeten worden aan de volgende issues:
Aandachtspunten- 1. In eerste instantie zullen de begroting en de openingsbalans de gebruikelijke posten dienen te bevatten. Dat behoeft in deze blog verder geen uitwerking.
Omzetverwachting- 2. De economische gevolgen van de pandemie beperken zich niet tot de zakelijke dienstverlening. De gehele economie is getroffen. De belangrijkste taak voor de begroting in het komende jaar zal de inschatting van de Omzet zijn. Er zijn vele onzekerheden. Een belangrijk onderdeel bij het voorbereiden en vaststellen van de begroting en het meerjarenplan wordt gevormd door de noodzakelijke inschatting van hetgeen de toekomst gaat brengen. De wijzigingen in de marktomstandigheden moeten vertaald worden in de richting die het kantoor kiest. Dat kan betekenen dat de Strategie en de daaruit voortvloeiende Focus en het daar weer op gebaseerde Business Development moeten worden aangepast of tenminste bijgesteld. Een belangrijk gevolg van de wereldwijde pandemie zal bijvoorbeeld een verdere druk op de Tarieven zijn. Niet alleen zal gevraagd worden het basisuurtarief te verlagen; ook zullen meer extra kortingen gevraagd worden of alternatieve declaratiemethoden. Daarnaast zal blijvend aandacht besteed moeten worden aan de steeds sterker wordende concurrentie van de BIG4, de ALSP’s en nieuwe kleinere doch goed geoutilleerde kantoren op specifieke terreinen van het recht. Ook de gevolgen van de trend zichtbaar in ondernemingen om het eigen in-house Legal Departement binnen de onderneming te versterken moet niet onderschat worden.
- 3. Uit onderzoeken zou kunnen worden opgemaakt dat velen in enigerlei vorm de voorkeur geven aan de mogelijkheid blijvend regelmatig vanuit huis te werken. Bij de begroting van de omzet en de uitwerking van de jaarplannen is het niettemin wenselijk specifiek aandacht te besteden aan de veelal lagere productiviteit bij thuis werken; aan de problematiek van aansturen en leiding geven aan thuiswerkers; aan de hobbels die zich voordoen waar geïntegreerd werken noodzakelijk is; en ‘last but not least’ aan het ‘welzijn’ van de thuiswerkers.
Kosten en Voorzieningen- 4. Het is een open deur dat de diverse kostensoorten kritisch moeten worden bekeken. Dat is altijd het geval, maar klemt nu te meer, nu aan de omzetkant van de winst- en verliesrekening wel negatieve tendensen te verwachten zijn. Ik som hierna een aantal specifieke aspecten op.
- 5. Een belangrijke post om toe te voegen of uit te breiden is de post Onvoorzien. Allereerst door ten laste van de Winst- en Verliesrekening van het vorige boekjaar voorzieningen op de balans op te nemen ten behoeve van toekomstige investeringen. Maar ook in de begroting teneinde in volgende jaren de voorzieningen te laten groeien. Niet alleen dat ten laste van dergelijke specifieke voorzieningen debiteuren kunnen worden afgeschreven; maar ook kunnen deze dienen voor calamiteiten, zoals een wereldwijde pandemie. Terzijde, let op de juiste boekhoudkundige en fiscale verwerking van dit soort voorzieningen. Dat voldoende vet op de botten van belang is, blijkt uit de omvang van de Subsidie-aanvragen krachtens NOW-regeling: advocatenkantoren hebben bedragen aangevraagd en uitgekeerd gekregen van enkele honderden euro’s tot bijna 5 ton.i ii
Business Development- 6. Het verdient sterke aanbeveling om in de komende periode meer dan voorheen aandacht te besteden aan Business Development. Het is al vele malen opgemerkt en vastgesteld: cliënten komen niet meer ‘zomaar aanwaaien’ bij een kantoor. Het is volstrekt normaal geworden - ook voor kleinere ondernemingen in het MKB - dat een shortlist wordt gemaakt op basis waarvan de advocaat wordt gekozen om een bepaald issue op te lossen dan wel de cliënt daarin te begeleiden. Structurele BD beperkt zich niet tot adequate activiteit op Linkedin of het maken van een behoorlijke Power Point presentatie. BD dient gestructureerd plaats te vinden in functie van de Strategie en de daarmee samenhangende Focus van het kantoor.
Thuis werken- 7. Het is wenselijk in de begroting een post op te nemen waaruit (eenmalige) kosten en investeringen ten behoeve van ‘remote working’ kunnen worden betaald. Niet alleen zal op vele kantoren de technologie daartoe verder moeten worden aangepast; ook zal aandacht besteed moeten worden aan de thuiswerkplek, al was het maar op grond van de regel dat de werkgever voor een veilige werkplek moet zorgen. Denk bijvoorbeeld aan maatregelen ter voorkoming van RSI.
Technologie- 8. Welke investeringen dienen zich het komende jaar aan? Bijvoorbeeld in technologie. Uit het bedrijfsleven komen geluiden dat thuis werken wel mogelijk is en ook wordt gestimuleerd. Echter de daartoe strekkende technologie is lang niet overal up-to-date. Zo komt het regelmatig voor dat slechts gedurende een klein gedeelte van de dag ingelogd kan worden op de servers van het bedrijf/kantoor, een en ander afhankelijk van de ‘prio’ die de desbetreffende medewerker is toegewezen. Dat betekent downloaden van bestanden en vervolgens offline werken. Er is geen reden om aan te nemen dat in de zakelijke dienstverlening de digitale toegankelijkheid van het kantoor substantieel beter is dan in het bedrijfsleven. Maar ook de wenselijkheid van investering in mankracht kan zich aandienen. Niet alleen advocaten, maar bijvoorbeeld kan ook een uitbreiding van it’ers aan de orde komen. Zowel voor de uitvoering en ondersteuning van de dagelijkse kantoortechnologie, maar ook voor mogelijke innovaties in de wijze van werken. Er circuleren vele artikelen waarin het belang van innovatie in Technologie wordt besproken. Een leidraad is te vinden in: Lawyer Evolution: What Covid-19 may bring.iii
Leverage- 9. Een juiste toepassing van het Leverage-model leidt tot een grotere winst dan een model waarin uitsluitend partners figureren. De verklaring is eenvoudig: de door medewerkers gegenereerde omzet is hoger dan hun kosten. Het jaarplan en het meerjarenplan geven bij uitstek de gelegenheid om de visie van de partners over dit onderwerp vast te leggen. Maar ook om maatregelen met elkaar af te spreken die kunnen leiden tot een bijdrage van alle partners aan het Leverage-model.
Human resources- 10. Human Resources verdienen in de komende begroting extra aandacht. Kan het kantoor in de huidige samenstelling voortgaan of is ingrijpen op een aantal plaatsen noodzakelijk? Is er sprake van overcapaciteit? Moeten er ontslagen volgen of kan volstaan worden met her- of bijscholing op juridisch vlak en/of Business Development? Dit zou een Voorziening rechtvaardigen. Kunnen de salarisschalen voor stagiaires, medewerkers en New Qualified Lawyers hetzelfde blijven of behoeven deze aanpassing?
Eilandenrijk- 11. Het voorbereiden en vaststellen van de begroting en het meerjarenplan is een ideaal moment om het gebrek aan samenwerking en onderling vertrouwen - het ‘Eilandenrijk’-syndroom (zie mijn blog van 13 juli 2020) - aan de kaak te stellen; met name om het bestaan van het Eilandenrijk ter discussie te stellen en mogelijke oplossingen - onderling vertrouwen kweken - in gang te zetten. Ter verduidelijking, niet zozeer is de samenwerking in het team van de partner met zijn medewerkers en stagiaires bron van zorg. Met name de kantoorbrede samenwerking kan en dient vergrote aandacht te krijgen. Door gebrek aan vertrouwen en samenwerking gaat veel potentiële omzet verloren.
- Advocatie 15/07/2020: Een aantal kantoren heeft veiligheidshalve de NOW-subsidie aangevraagd. 450 kantoren ontvingen in totaal € 13,5mln.
Indien achteraf niet voldaan is aan de criteria voor uitbetaling van de subsidie, dient het betaalde voorschot terugbetaald te worden.
- Zie ook het Register NOW (1.0)
- Artificial Lawyer; Lawyer Evolution: What Covid-19 may bring