Penny wise, pound foolish
Het efficiënt uitvoeren en organiseren van de advocatenpraktijk levert zowel voor de cliënten als voor de advocaten vele voordelen op. De advocaten verliezen minder tijd; de cliënten zullen veelal sneller de afgesproken dienst ontvangen tegen een lagere prijs.
Op zich beschikken de meeste kantoren wel over de meest basale software voor de kantoorautomatisering, zoals Office 365 en een geïntegreerd boekhoudpakket.
Gebrek aan duidelijke instructies
Probleem is dat vooral de kleinere kantoren de aanwezige software verre van optimaal gebruiken. Dat gebrekkige gebruik wordt niet alleen veroorzaakt door onvoldoende kennis van wat er zoal mogelijk is met de aanwezige software; een bekend fenomeen is dat advocaten niet genoeg tijd en aandacht geven aan de instructies die zij voor het gebruik van de software door de leverancier krijgen aangeboden. Maar ook het op relevante plekken ontbreken van het juiste ‘vinkje’ dan wel het niet aanwezig zijn van bepaalde aanvullende software leidt tot onnodig inefficiënte praktijkuitoefening.
Voorbeelden
Als voorbeeld noem ik het ontbreken van software die het gebruik van sjablonen faciliteert. Dat ontbreken leidt tot het dagelijks ‘opnieuw uitvinden van het wiel’. Denk aan standaard opdrachtbevestigingen waarin zowel de opdracht als zodanig, het tarief en algemene voorwaarden worden benoemd.
Maar denk bij de uitvoering van de opdracht ook aan standaard processtukken, standaard overeenkomsten en standaard notities. Met standaard wordt dan gedoeld op die onderdelen van de documenten die steeds hetzelfde zijn, zoals naam, adres en woonplaats van de betrokken partijen, formele vereisten waaraan voldaan moet zijn in processtukken etc. Voorwaarde is dat die gegevens die automatisch in het stuk terecht komen uit een juist ingevulde database dan wel op juiste wijze zijn verwerkt in het sjabloon overeenkomstig de relevante wetten en regelingen. Denk hierbij aan formele formuleringen die in elk bezwaarschrift of ander processtuk moeten zijn opgenomen. LegalWord is bijvoorbeeld een programma dat op dit vlak zeer bruikbaar kan zijn.
Ook de opslag van alle dossierstukken via een adequaat Document Management System (DMS) zal de dagelijkse praktijkvoering bevorderen, en daarmee de mate waarin efficiënt wordt gewerkt, verhogen. Alle documenten, emails etc. bij elkaar op één plaats zoals voorheen in een analoog dossier. Een voorbeeld kan gevonden in DMSforLegal. Vele basispakketten bieden ook de mogelijkheid van het gebruik van een adequaat DMS. Voorkom dat sommige gebruikers buiten het kantoorsysteem een eigen methode voor opslag blijven hanteren.
Denk ook aan het maken van PDF’s. Daarvoor kan gebruiksvriendelijke software, zoals geleverd door Acrobat, worden geïnstalleerd. Het gebruik daarvan voorkomt dat stukken die in Word zijn vervaardigd eerst gekopieerd (gescand) moeten worden om deze daarna om te zetten naar de PDF-vorm. Een schoolvoorbeeld van inefficiënt gedrag.
Oorzaken
Het is begrijpelijk dat kleinere kantoren niet optimaal geëquipeerd zijn op het vlak van technologie en automatisering. De advocaten houden zich vooral bezig met de dagelijkse praktijk. Het besturen en de organisatie van het kantoor vinden veelal tussen ‘neus en lippen’ plaats. Daarbij ontbreekt het de advocaten in de meeste gevallen aan voldoende kennis van de bestaande technologie. Men is al heel tevreden indien alle medewerkers een werkende PC en smartphone tot hun beschikking hebben voorzien van Office 365. Maar men vraagt zich onvoldoende af of die beide ‘tools’ volledig benut worden. Innovatie van de praktijk en een efficiënte uitvoering staan daarmee op een laag pitje. De aandacht voor wat er mogelijk is om de dagelijkse praktijkvoering doelmatiger te maken, ontbreekt.
Deze kantoren doen zichzelf daarmee echter tekort. Dat zal geen onwil zijn, maar mogelijk wel desinteresse dan wel een op zich gezonde aversie tegen het maken van kosten. Echter, zoals zo vaak: dit is ‘Penny wise, pound foolish’.
Oplossingen
Ook voor kleinere en zelfs de kleinste kantoren bestaan integrale oplossingen om ook in het primaire proces - de advocatenpraktijk - zo efficiënt mogelijk te werken. Anders gezegd, om zo min mogelijk overbodige handelingen te verrichten en steeds terugkerende handelingen zoveel mogelijk te automatiseren. Maar om dit te bereiken zullen er wel de nodige initiatieven genomen moeten worden. En op het eerste gezicht zullen er zeker extra kosten gemaakt moeten worden; niet alleen voor de software maar ook voor de noodzakelijke (na verloop van tijd te herhalen) instructies. Spoedig na het invoeren van de beoogde maatregelen zal blijken dat deze tijd en dus geld opleveren. Het voorgaande geldt niet alleen voor het primaire proces, maar even goed voor het ‘back office’, zoals bijvoorbeeld de administratie.
Besteed niet alleen de inkoop, aanleg en onderhoud van de hardware uit, maar schakel ook voor de invulling van de op het kantoor gewenste en noodzakelijke software een onafhankelijk adviseur in. Een inkoopcombinatie met gelijk gestemde kantoren is ook het overwegen waard.
Tot slot, vanzelfsprekend hangt het af van de eigen kantooromgeving en de specifieke praktijk waarop de focus is gericht, welke technologische oplossingen gekozen moeten worden. Een doelgerichte strategie is essentieel bij het uitvoeren van dit keuzeproces.
3 mei 2021