New Decade Consultancy

Voor advocaten:
Samen de nieuwe koers bepalen!

Is Uurtje/factuurtje obsoleet?

Met regelmaat verschijnen artikelen en blogs over het al dan niet obsolete karakter van het systeem van uurtje/factuurtje in de advocatuur. Het eerste dat opvalt, is dat veel van de criticasters vooral een journalistieke achtergrond hebben. Van de zijde van zakelijke cliënten wordt zelden een onderbouwd artikel gevonden waarin de methode van afrekenen op urenbasis als zodanig ter discussie wordt gesteld.i  ii  iii  iv In de uitwerking van de samenwerkingsovereenkomst tussen de advocaat en de cliënt ziet men wel regelmatig het resultaat van onderhandelingen in die zin dat een deel van het werk tegen een vast tarief wordt uitgevoerd, en het meer ongewisse deel tegen uurtarief.

Cliënten willen vooraf inzicht in kosten

De kritiek is dat voorafgaande aan de inschakeling van een advocaat in veel gevallen geen inzicht bestaat in de omvang van de kosten die verband houden met die inschakeling. Dat is een begrijpelijke maar niet steeds gegronde klacht. Een cliënt - een particulier, een DGA in het MKB of de CFO van een grote corporate - wil uiteraard vooraf inzicht hebben wat de inschakeling van de advocaat zal gaan kosten en wat bereikt kan worden.

Cliënten willen duidelijkheid, zodat een budget kan worden vastgesteld voor de inschakeling van een externe advocaat. Op die wijze kan de cliënt beslissen of hij het waard vindt de zaak uit handen te geven. En die cliënt begrijpt heel goed dat hij in moeilijke kwesties met een groot financieel belang een hogere prijs moet betalen dan voor eenvoudige dagelijkse werkzaamheden. Indien het oplossen van een probleem een declaratie van € 10K oplevert, terwijl het te behalen voordeel ‘slechts’ € 1.000 is, is de rekensom doorgaans snel gemaakt. Een kwestie van afwegen.

Uurtarief-arrest Hof van Justitie

Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft recent inzicht gegeven in zijn gedachtengang hoe een advocaat aan een consument duidelijk moet maken op welke wijze hij voor zijn diensten gehonoreerd wenst te worden. Het zogenaamde ‘Uurtarief’-arrest van het Hof van 12 januari 2023 zou door de advocatuur omarmd dienen te worden.v vi vii Het Hof geeft aan dat het declareren op basis van een uurtarief in de verhouding van de advocaat tot een consument allerminst verboden is. Wel dient de advocaat op grond van het arrest aan zijn cliënt/consument de nodige informatie te verschaffen over - kort gezegd - de ‘ins en outs’ van de zaak, en ook van de te verwachten hoogte van de declaratie.

In beginsel ziet het arrest alleen op de verhouding consument/advocaat. Het komt mij voor dat de criteria die het Hof heeft geformuleerd evenzeer gelden in de verhouding tussen de advocaat en zijn zakelijke cliënten, niet alleen het MKB maar ook het grootbedrijf. Het spreekt mijns inziens voor zich dat een advocaat - hetzelfde geldt in feite voor alle (zakelijke) dienstverleners - zowel bij de aanvang van een zaak als in de loop van de behandeling:

(i) nauwkeurig de opdracht zoals die aanvaard is, schriftelijk vastlegt;
(ii) duidelijk zijn visie op de zaak geeft, niet alleen bij de aanvang, maar ook in de loop van de behandeling;
(iii) de wijze van declareren vastlegt, waaronder het te hanteren (uur)tarief;
(iv) regelmatig tussentijdse declaraties verstuurt, vergezeld van een duidelijke omschrijving van de verrichte werkzaamheden.

Afrekenen op urenbasis wijdverspreid

Het op uurbasis declareren is een wijd verbreide methode om af te rekenen met een opdrachtgever. De loodgieter, de servicemonteur, het carrosseriebedrijf; allemaal rekenen zij af per uur. Waarom? Veelal is niet tevoren precies in te schatten hoeveel tijd aan een bepaalde klus besteed zal moeten worden. Het overgrote deel van het advocatuurlijke werk wordt daarom dan ook op urenbasis gedeclareerd. Dat levert soms lastige situaties op. Een cliënt wil vanzelfsprekend immers tevoren inzicht hebben in de kosten die gemoeid zijn met de inschakeling van een advocaat.

Begroting van kosten

In een groot aantal gevallen kan wel degelijk een begroting worden gemaakt. Dat is eenvoudiger bij ‘huis-, tuin- en keuken’-situaties. Voor een echtscheiding op wederzijds verzoek waar geen kinderen in het spel zijn en de vermogensrechtelijke situatie overzienbaar is, kan met enige ervaring, wel een inschatting worden gemaakt van de kosten. Voor een reguliere ontslagzaak waar de werkgever, c.q. de werknemer het dossier op orde heeft, geldt hetzelfde. In feitelijk en juridisch meer ingewikkelde gevallen ligt het voor de hand de zaak in parten op te delen en op die wijze de opdrachtgever inzicht te verschaffen in (i) de kansen van de zaak, (ii) de te verwachten kosten.

Duidelijke omschrijving werkzaamheden

Het getuigt van verstandig beleid om ook in de gevallen waarin met een vast tarief wordt gewerkt, nauwkeurig te omschrijven welke bezigheden onder het vaste tarief vallen en welke niet. Voor alle besognes daarbuiten kan een ‘meerwerk’-clausule dienstig zijn. In zaken waarin geprocedeerd moet worden, is het doorgaans veel moeilijker om een inschatting te maken van de kosten die met een gang naar de rechter of arbiter gemoeid zullen zijn. De kosten voor het initiële inleidende processtuk zijn met enige marge nog wel te begroten; de inschatting van het verweer wordt al lastiger omdat doorgaans niet op voorhand volledig duidelijk is met welke argumenten en bewijsstukken de andere partij op de proppen zal komen. Uiteraard is wel mogelijk om tussentijds een nadere dan wel nieuwe inschatting van de te verwachten kosten te maken. Het verloop van het merendeel van de procedures is echter te onvoorspelbaar dat daaraan tevoren een vast declaratiebedrag kan worden gekoppeld. Een soortgelijk gelijk probleem zal zich voordoen bij het concipiëren van ingewikkelde overeenkomsten en/of het uitvoeren van een Due Diligence en/of het begeleiden van een volledig overnametraject.

Bezwaren criticasters tegen uurtarief

Door degenen die het systeem van uurtje/factuurtje zouden willen uitbannen wordt een aantal bezwaren geformuleerd. Het systeem zou ondoorzichtig zijn. De klant zou geen inzicht hebben in hetgeen in de geschreven tijd zou zijn gedaan. Verder zou de klant vooraf ook geen enkel inzicht hebben in de hoeveelheid tijd en dus de kosten die in rekening gebracht gaan worden. De advocaat zou zijn uren ongezien kunnen majoreren.

Argumenten snijden geen hout

Deze argumenten snijden nauwelijks hout. Elke advocaat doet door middel van zijn urenstaat niet uitsluitend opgave van de specifieke tijd die besteed is, maar geeft ook aan waaraan die tijd is besteed. Het tweede argument dat geen inzicht vooraf wordt gegeven, is eveneens vrij eenvoudig op te lossen, door vooraf een begroting te vragen van zowel de acties die zullen worden ondernomen, als ook de tijd die daarmee vermoedelijk gemoeid zal zijn.
Een gemakkelijk uit te voeren controlemechanisme in grote zaken is om aan de advocaat te vragen om (twee)wekelijks een overzicht te sturen van de bestede tijd. Dat maakt zowel de controle als de mogelijkheid om in te grijpen gemakkelijker.
Het derde argument dat de advocaat kan majoreren, zou ik willen pareren met de suggestie niet in zee te gaan met een advocaat die niet wordt vertrouwd. Dezelfde aanbeveling geldt overigens voor de loodgieter etc.

Interne bezwaren

Intern, binnen de kantoororganisatie, wordt het schrijven van uren door sommige fee-earners wel eens als bezwaarlijk gezien. Men voelt zich gecontroleerd en sommigen ervaren het schrijven van uren als een onwenselijke druk.
In het oog moet worden gehouden dat bij welk systeem van declareren aan de opdrachtgever dan ook, het wenselijk is en blijft om inzicht te behouden in de performance van de ingeschakelde medewerkers. Niet alleen om te bezien of deze medewerkers voldoende productief zijn, maar ook om bijvoorbeeld desgevraagd door de potentiële opdrachtgever in de toekomst een reële begroting te kunnen maken voor nieuwe opdrachten.

Aannemer rekent ook niet af op uurtarief

Een argument van tegenstanders van het systeem van uurtje/factuurtje is vaak dat een aannemer die een huis bouwt ook geen prijs per uur in rekening brengt, maar een totaalprijs; doorgaans vergezeld van een zogenaamde meerwerkclausule. Of de autofabrikant, die vraagt ook een vaste prijs. Waarom kan de zakelijke dienstverlener, zoals een advocaat niet op soortgelijke wijze afrekenen met zijn opdrachtgever?

Begroting van elk werk bevat gewerkte uren

De criticasters van het systeem om af te rekenen op basis van gewerkte uren zien over het hoofd dat ook de aannemer en de autobouwer in feite calculeren op basis van bestede uren, naast de begroting van de kosten van de inkoop van materialen. De klant ziet dat niet, maar de aannemer en de autobouwer kunnen hun verkoopprijs niet bepalen zolang zij niet hebben vastgesteld wat het vervaardigen van het gevraagde product zal kosten, anders gezegd hoeveel tijd ermee gemoeid is om de auto of het huis te bouwen.

Tweede aspect dat over het hoofd wordt gezien is dat de aannemer die een huis bouwt een concreet product aflevert tegen betaling van de overeengekomen prijs. De zakelijke dienstverlener verleent echter een dienst die zich eerst in de loop van de dienstverlening concretiseert of anders gezegd: ontwikkelt. Dat is een zeer wezenlijk verschil.

Vaste prijs voor standaarddiensten

In een aantal gevallen wordt wel een vaste prijs gerekend. Denk hierbij niet alleen aan de hiervoor genoemde gevallen zoals echtscheiding op gemeenschappelijk verzoek, aan een eenvoudige voornaamswijziging of een reguliere faillissementsaanvraag. Maar ook aan eenvoudige arbeidszaken, en allerlei standaard overeenkomsten. Let wel: standaardwerk leent zich eenvoudiger voor vaste tarieven dan ingewikkelde problematiek.

In die gevallen waarin het kantoor als ‘huisadvocaat’ optreedt, wordt ook wel gewerkt met een abonnementstarief. Er wordt dan een vast bedrag per maand afgesproken. Wordt het maandbedrag overschreden dan geldt normaal gesproken het reguliere uurtarief. Op de keper beschouwd wordt in dit soort gevallen op uurbasis afgerekend.

Aanbevelingen

Uurtje/Factuurtje is allerminst obsoleet. Het verdient wel aanbeveling om bij het toepassen van dat systeem tenminste de volgende richtlijnen in acht te nemen:

➜ Omschrijf duidelijk de opdracht
➜ Leg de feiten constellatie vast en geef inzicht in de juridische ‘ins en outs’ van de zaak
➜ Begroot welke kosten met de behandeling gemoeid kunnen zijn en spreek een tarief af
➜ Omschrijf duidelijk welke kosten niet in de begroting zijn opgenomen
➜ Geef ook een concrete inschatting (begroting) van de te besteden tijd
➜ Deel de werkzaamheden zo nodig in duidelijke parten in
➜ Verstrek (twee)wekelijkse adequate updates van de in die periode verrichte werkzaamheden
➜ Geef regelmatige updates van de werkzaamheden als zodanig
➜ Investeer in Efficiency en Standaardisering

23 januari 2023

i TheBillable Hour: Why Big Law Just Can’tQuit It (Video);
ii ErikJan Bolsius, Het uurtarief overboord: hoge klanttevredenheid metduidelijke tarieven;
iii ErikJan Bolsius, Moet alles anders na de vakantie? Gooi eindelijk datuurtarief overboord;
iv Wikipedia Uurtje-factuurtje
v https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=82192C867BD015F990E72D2A47CAF25B?text=&docid=269150&pageIndex=0&doclang=NL&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=41139
vi Eenverhelderend overzicht van de inhoud van het arrest: Het uurtariefarrest van het Hof van Justitie: wat staat er niet in?
vii EUROPESEHOF: ADVOCAAT MAG NIET ZONDER MEER UURTARIEFREKENEN;