New Decade Consultancy

Voor advocaten:
Samen de nieuwe koers bepalen!

Hybride werken in advocatuur en notariaat; de valkuilen

Het afgelopen jaar heb ik - en met mij vele anderen - verscheidene malen aandacht besteed aan het zogenaamde hybride werken: gedeeltelijk op kantoor, gedeeltelijk van uit huis. Ik beperk mij daarbij veelal tot de advocatuur en het notariaat.

Veel van de onderzoeken door grote Consultancy bureaus concentreren zich op grote financiële dienstverleners en de zeer grote (veelal Angelsaksische) juridische dienstverleners. Met name bij banken en verzekeraars is het overgrote deel van het personeel, op het moment van het schrijven van dit blog, nog niet volledig teruggekeerd naar kantoor na de thuiswerk maatregelen die zijn genomen kort na het intreden van de Corona-pandemie in het eerste kwartaal van 2020 en aangescherpt in het 4e kwartaal van 2021. De discussie over de pro’s & con’s en vervolgens de doelmatige organisatie van hybride weken wordt nog op veel plaatsen gevoerd, nog afgezien van de vraag of al dan niet gedeeltelijke terugkeer naar kantoor in plaats van in hoofdzaak thuis werken in de huidige omstandigheden van oplopende besmettingen opportuun is. Voor al dan niet gehele of gedeeltelijke terugkeer naar de kantoren lijkt in veel organisaties nog geen definitieve beslissing te zijn genomen.

Onderscheid grote en kleinere kantoren

Wat opvalt, maar doorgaans in de discussie onderbelicht blijft, is dat kleinere en middelgrote advocaten- en notariskantoren al lang en breed weer volledig vanuit het kantoor hun werkzaamheden verrichten. Die kantoren hebben veelal wel een modus gevonden om de fee-earners en het ondersteunend personeel de mogelijkheid te bieden om, indien de aard van de werkzaamheden het toelaat, van uit huis te werken. Evenzeer wordt op die kantoren uitgedragen dat het voor de opleiding en de well-being van jongeren van belang is dat niet alleen de jongeren, maar ook de ouderen regelmatig op kantoor zijn.

Financiële sector

In de financiële pers valt over de terugkeer naar kantoor te lezen dat bijvoorbeeld een bank als Goldman Sachs al het personeel oproept om terug te keren naar kantoor in New York, terwijl een bank als Citi juist het hybride werken propageert. Er bestaat discussie over de vraag wat wenselijk is enerzijds - wat levert het de werkgever op aan besparing van bijvoorbeeld huurkosten en hoe positief ervaren de medewerkers thuis werken? - en in hoeverre wordt de productiviteit al dan niet aangetast anderzijds. Ten aanzien van het eerste - de gemeten objectieve ervaring aangaande het thuiswerken - is minder bekend, behoudens uit een hierna nog te noemen rapport van Robert Walters. Ten aan zien van de productiviteit bij thuiswerken - liever gezegd - de afname daarvan wijs ik op een medio 2020 door PwCi uitgebracht rapport waarin wordt berekend dat de productiviteit in Nederland zou afnemen met € 1,5 miljard. In gesprekken met betrokkenen komt een ambivalent beeld naar voren.

Is er iets nieuws onder de zon?

In veel publicaties wordt een caesuur tussen de pre-Covid- en post-Covid-tijd aangebracht. Dat is minder juist. Ook voor de uitbraak van de pandemie begin 2020 werd er in ieder geval in de zakelijke dienstverlening reeds door velen één of meerdere dagen er week van uit huis gewerkt. Wel is juist dat het in het begin van de Corona-pandemie voor vele kenniswerkers zoals advocaten en notarissen wel gemakkelijker is gemaakt om vanaf een willekeurige werkplek het vak uit te oefenen. Het ter beschikking hebben van een laptop en een extra beeldscherm naast de digitale beschikking over het volledige dossier en toegang tot digitale bibliotheken en zoekmachines, maakt het mogelijk om bij wijze van spreken vanaf de maan het benodigde werk te verrichten; mits gewerkt wordt met een veilige verbinding.

Kenniswerkers

Maar wat mist er dan, zal men zich afvragen? Allereerst, de gemiddelde mens is niet gemaakt om langdurig in eenzaamheid zijn werk te doen. Daarnaast zijn velen niet zodanig gehuisvest dat een adequate en vooral rustige werkplek kan worden gecreëerd. Heel vaak zullen, met name jongere advocaten en kandidaat-notarissen, zich moeten behelpen met de keukentafel. Dat klemt te meer indien van een jong koppel beiden van die keukentafel hun werkplek moeten maken. Het grootste probleem doet zich echter voor bij die groepen die niet goed kunnen functioneren zonder regelmatig informeel overleg. Het ‘bij elkaar kunnen binnen lopen’ voor kort overleg of voor brainstorming is essentieel voor ‘kenniswerkers’ zoals advocaten en notarissen. Dat is vrijwel niet te organiseren via Teams- of Zoom-sessies. Dit soort overleg vindt immers nooit spontaan plaats en moet altijd geprogrammeerd en georganiseerd worden. Anderzijds, indien deze zelfde leden van die beroepsgroepen een groot schriftelijk stuk zoals een advies, een contract of een processtuk moeten schrijven, kan dat natuurlijk uitstekend binnen de rust van de studeerkamer in het eigen huis, mits die studeerkamer existent is.

Sociale functie kantoor

Evenmin moet uit het oog verloren worden dat het kantoor ook een sociale functie heeft. De gesprekken aan de lunch of de wandeling na de lunch hebben een grotere functie in het welbevinden van de medewerkers, dan velen kennelijk willen inzien. Maar niet alleen voor het welbevinden; het informele overleg aan de ‘deurpost’ is minstens zo belangrijk voor de Praktijkontwikkeling en het Business Development.

De mogelijkheid van hybride werken is zeer zeker een belangrijk gegeven voor medewerkers die het forensen in druk fileverkeer liefst achterwege laten. Opvallend in dat verband is overigens dat uit recente data van verkeersstromen blijkt dat men op dinsdag en donderdag in groten getale naar kantoor trekt en op woensdag en vrijdag de parttime of hybride dag inlast. De vraag kan dus gerust gesteld worden: wil men echt de file vermijden of zijn en er andere beweegredenen die de medewerkers aan huis kluisteren?

Hoe tot een afgewogen beslissing te komen?

Het verdient aanbeveling de conclusies van de recente rapporten van Robert Walters “Guide to Hybrid Working, Obstacels and Solutions”ii en Mental Health ander the remote Workplaceiii te gebruiken bij de beantwoording van de vraag of en zo ja in hoeverre het hybride gestructureerd werken wordt ingevoerd. Ik vat de conclusies uit beide rapporten hierna samen:
  1. Hybride werken kan ertoe bijdragen dat kantoren in staat zijn een meer gediversifieerde, productievere en gezondere ‘workforce’ te creëren.
  2. Hybride werken vereist flexibiliteit aan zowel werkgevers- als aan medewerkers zijde. Nieuwe methoden van werken moeten voortdurend getest en verfijnd worden.
  3. Hybride werken vraagt maatwerk. Het is niet : One size fits all. Wat voor de één werkt, kan voor de ander een ramp zijn.
  4. Vergeet niet dat bij het verder vergroten van de mogelijkheid van hybride werken nog steeds behoorlijke kantoren noodzakelijk zijn.
  5.  Wees transparant in de maatregelen die getroffen worden ten behoeve van het werken op afstand. Maar houdt ook oog voor het behoud van de productiviteit.
  6. Zorg voor echte aandacht voor de ‘mental health’ van de fee-earners en het ondersteunend personeel. De geestelijke gezondheid van de medewerkers mag niet lijden onder eisen ten aanzien van de productiviteit.
  7. Zorg voor goede technische ondersteuning voor het werken op afstand; dit beperkt zich niet tot een goede en veilige WIFI-verbinding, maar evenzeer de inrichting van de thuiswerkplek.

15 november 2021

i Pwc thuiswerken kost 1.5 mrd per jaar
ii RW Hybrid Working eGuide UKI
iiiRW Mental Health And The Remote Workplace Guide