Droom of nachtmerrie: een kantoor zonder strategie

Goede voorbereiding is het halve werk. In het FD van 29 juli 2022ⁱ wordt beschreven wat er zoal mis kan gaan bij aankoop van een vakantiehuis in het buitenland. Een hele ceel aan valkuilen wordt opgesomd, zoals onbekwame makelaars, niet-bestaande bouwvergunningen en scheve zwembaden. De boodschap is: maak een plan, inventariseer de voetangels en klemmen en begroot een budget voordat je overgaat tot koop. Wat in het FD wordt beschreven voor een tweede woning in het buitenland, geldt in de privésfeer evenzeer voor de koop van een nieuwe keuken of het plaatsen van een dakkapel. Het populaire TV-programma ‘Ik vertrek’ vormt een compilatie van alle problemen die kunnen opdoemen.

Inventariseren, plannen maken en het budget vaststellen

Al de hiervoor beschreven valkuilen kunnen één op één worden overgezet naar de exploitatie van een onderneming en dus ook naar een advocaten- of notariskantoor. Wat je ook in Google invult als relevant zoekwoord in het kader van het oprichten van een onderneming, steeds is de centrale boodschap: maak een behoorlijk businessplan.
Waarom een plan?

Het is om meerdere redenen belangrijk dat een duidelijk ondernemingsplan ten grondslag ligt aan de exploitatie van een onderneming, en dus ook aan de basis ligt van de exploitatie van een advocaten- of notariskantoor. Een ondernemings- of businessplan zorgt ervoor dat je op een rijtje hebt wat je met je kantoor wilt gaan doen, in welke markt je je wilt profileren en hoe jij je beoogde doelen gaat behalen. Dit plan is ook de basis bij je marketing; en, niet onbelangrijk, het is een vereiste voor het aantrekken van medewerkers en werkkapitaal.

Sleetsheid

Toch beschikken vele kantoren niet over een up-to-date Business Plan; dan wel is het bestaande plan sleets geworden en letterlijk onder het stof komen te liggen. Dat is jammer omdat het werken volgens een aan de heersende omstandigheden aangepast plan in de praktijk tot een aanzienlijk lucratievere exploitatie van het kantoor blijkt te leiden.

Met een goed plan dat rekening houdt met verschillende mogelijke scenario’s is het gemakkelijker schakelen. Het huidige tijdsgewricht toont dat dagelijks aan. Ik noem de sociaal-economische ontwikkelingen die bijkans de hele wereld ontwrichten, zoals onder meer de Klimaatverandering, de Stikstof- en Waterproblematiek en de migratie vanuit onder meer Afrika en Midden-Amerika. Maar denk ook aan de gevolgen van geopolitieke ontwikkelingen zoals de oorlog in Oekraïne en de gevolgen van de wereldwijde verspreiding van ziekten, zoals Covid-19. Maar houd ook in gedachten de van elkaar afwijkende reacties vanuit de diverse machtsblokken op de geschetste ontwikkelingen. En hoeveel kantoren hebben al ingespeeld op de alom neerdalende ESG-ontwikkelingen?

Het is doelmatig om de gevolgen van de genoemde en andere opdoemende ontwikkelingen regelmatig in grote lijnen in kaart te brengen. Al die ontwikkelingen leiden immers tot juridische implicaties die weer hun uitwerking hebben op het functioneren van de ‘markt’.

Voordeel scenario-denken

Door middel van het doordenken van verschillende scenario’s en met name het anticiperen op de beschreven ontwikkelingen, kan de praktijk verlegd worden en op die wijze de exploitatie van het kantoor worden aangepast aan de veranderde economische omstandigheden. Een voorbeeld kan gevonden worden in de praktijk van curatoren. Het aantal nieuw uitgesproken faillissementen is de afgelopen jaren uitzonderlijk laag geweest, mede als gevolg van de Covid-steun die in de voorbije jaren door overheden in de westerse wereld is verstrekt. Dat heeft een bres geslagen in de praktijk van de kantoren, die een sterke focus hadden op die praktijk. Omdat zulke ontwikkelingen niet van het ene op het andere moment plaatsvinden, kan daarop met een adequaat scenario-denken tijdig ingespeeld worden. Het inflatiespook dat in de westerse wereld is opgedoken na de diverse lock-downs en de oorlog in Oekraïne zal naar het zich laat aanzien weer leiden tot een toename in het aantal uitgesproken faillissementen. In de Verenigde Staten worden op basis van die verwachting in het kader van de laterale inhuur van advocaten door de ‘ondernemende’ kantoren al weer fee-earners aangenomen met relevante kennis van het faillissementsrecht. Het is een beetje zoals het omwisselen van zomerbanden naar winterbanden. Het sneeuwt nog niet, maar de ervaring leert dat de winteromstandigheden ander rijgedrag vergen dan in de zomer.

Bij het denken in scenario’s moet vooral de arbeidsmarkt niet uit het oog verloren worden. Het is een open deur om vast te stellen dat in alle branches een tekort is ontstaan aan arbeidskrachten. Dat geldt ook voor de zakelijke dienstverlening. Wellicht zal de door economen voorspelde faillissementsgolf tijdelijk enig soelaas bieden. Op de langere termijn zal de komende jaren mede als gevolg van de vergrijzing een tekort blijven bestaan. Dat betekent dat werkzoekende juristen kritischer kunnen zijn ten aanzien van hun toekomstige werkomgeving. Niet valt uit te sluiten dat de reactie van werkgevers op ESG-ontwikkelingen op dit vlak een belangrijke rol zullen kunnen gaan spelen.

Persoonlijk ontwikkelingsplan

Op de grondslag van het Business Plan van het kantoor zou iedere fee-earner, met in gedachten de hiervoor aangeduide ontwikkelingen, een Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP) moeten opstellen, in de vorm van een Actielijst voor het komende (half)jaar. Een dergelijk plan/actielijst stimuleert het gestalte geven aan de ontwikkeling van het kantoor en beperkt de mogelijke vrijblijvendheid van sommigen bij de implementatie en uitvoering van de plannen. In de praktijk wordt door middel van de ‘POPjes’ uitvoering gegeven aan het Businessplan (Ondernemingsplan) van het kantoor.

Droom of nachtmerrie

Het werken vanuit een visie - plan van aanpak - heeft louter voordelen. Zonder duidelijk doel in acht te nemen bestaat het risico dat wordt geleefd - geacteerd - vanuit de waan van de dag. Dat zou kunnen betekenen dat vraagstukken (problemen) van cliënten worden opgepakt, waarin men onvoldoende geverseerd is.

Indien daarentegen vanuit een duidelijke strategie wordt geacteerd, kan doelgericht gewerkt worden aan de oplossing van de problemen die bij de cliënten rijzen; met relevantie van de branche waarin de doelgroep haar activiteiten ontplooit.

Tot slot, de aankomende begrotingsexercitie is een goed moment om het Business Plan en de onderliggende Persoonlijke Ontwikkelingsplannen tegen het licht te houden en aan te passen aan de heersende omstandigheden. Op die wijze krijgt een kantoor met een duidelijke strategie en focus een droom die kan uitkomen.

14 September
ⁱDroom of nachtmerrie: de valkuilen van het vakantiehuis;