New Decade Consultancy

Voor advocaten:
Samen de nieuwe koers bepalen!

De vakanties voorbij. Terug naar kantoor, maar hoe?

Bij de terugkeer naar de kantoren zal Social Distancing de norm blijven totdat een vaccin beschikbaar zal zijn. De bottlenecks zullen niet zozeer de werkplekken zijn, maar de liften in de grote en kleinere kantoorgebouwen. Indien slechts een tweetal personen tegelijk van een lift gebruik mag maken, zal er ongetwijfeld filevorming ontstaan. Wellicht dat het gebruik van mondneusmaskers een oplossing kan bieden, zoals in het Openbaar Vervoer.

Maar gaat iedereen ook weer terug naar kantoor?

Thuis werken

Een tendens is om fee-earners toe te staan 20 tot 50% van de werktijd thuis, althans niet op kantoor te werken, wel onder de voorwaarde: toestemming van het team. Begrijpelijk vanuit het management in verband met mogelijke kostenbesparingen, maar de vraag is of voldoende rekening wordt gehouden met de geestelijke ‘well being’ van de medewerkers.

In een door Prof. Nicholas ‘Nick’ Bloom uitgevoerd onderzoek1 blijkt dat gedurende de eerste periode van thuiswerken de productiviteit stijgt. Telewerkers prijzen de omstandigheid dat zij niet behoeven te pendelen van en naar het werk. Ook mist men de afleidende geluiden van kletsende collegae geenszins.

Eenzaamheid en isolatie

Na verloop van tijd treedt echter verval op. Eenzaamheid en isolatie gaan haar tol eisen. Ook de gesprekjes op de gang en bij het koffieapparaat blijken zeer essentieel zowel voor de ‘well being’ van de mensen als ook voor een efficiënt werkproces.

Uit het hiervoor genoemde onderzoek blijkt zelfs dat minder gemakkelijk promotie wordt gemaakt omdat het informele contact is opgedroogd. Tenslotte is het vaak lastig om op een starters appartement met twee personen voldoende adequate werkplekken voor beiden te vinden. Nog afgezien van de aanwezigheid van kinderen in welke leeftijd dan ook.

Ook het vervagen van het onderscheid werk/privé draagt een substantieel gevaar in zich. In het oog dient gehouden te worden dat de mens van nature geen solist is. In de advocatuur is bovendien veel en vaak onderling overleg wenselijk. Het is gebleken dat uitvoerend werk zich veel beter leent voor telewerken dan intellectueel werk. Creativiteit en innovatie vergen contact.

Koffie-automaat en vrijmibo

De telefoon of videocall kan en zal niet blijvend in de plaats komen van het werken op een kantoor al dan niet in een kantoortuin. Het bij elkaar binnen lopen of het gesprek bij de koffieautomaat, op de gang en niet te vergeten de ‘vrijmibo’ zijn onvervangbaar. Het bewerkstelligen of behouden van een eenheid lukt ook niet bij grotendeels virtuele aanwezigheid; en zeker niet bij het integreren van nieuwe medewerkers. Het is niet alleen in het onderwijs dat direct menselijk contact een basisvoorwaarde is voor een optimale ontwikkeling.

Wat betekent het voorgaande voor de toekomst? Wordt Thuis Werken de norm of blijft dit in de advocatuur beperkt tot één of anderhalve dag per week? De tijd zal het leren. Ik gok voor de advocatuur op een relatief beperkte omvang van thuiswerken. Iets wat in het pre-Corona tijdperk ook al gebruikelijk was. Niets nieuws onder de zon, dus.

Terugkeer naar kantoor na de Lock Down

Een andere kwestie is de vraag hoe de terugkeer na de lock down en de zomervakantie te organiseren. Dat vergt de oplossing van een voornamelijk logistiek probleem. Het zullen veelal niet de werkplekken zijn die de massale terugkeer naar kantoor in de weg staan. Heel triviaal, het gaat om het verticale vervoer per lift. Indien slechts twee mensen tegelijk in een lift mogen staan, zal er zeker filevorming in de hal van het kantoor ontstaan; anderhalve meter afstand houden zal dan weer problematisch zijn. Misschien is dit probleem op te lossen door aankomst- en vertrektijden in te stellen, zoals ook al jaren bij grote tentoonstellingen in musea worden gehanteerd. Het vergt enige discipline, maar het kan natuurlijk wel.

Leegstand

Op zich is het vrij eenvoudig mogelijk om Corona werende arbeidsomstandigheden op een advocatenkantoor in het leven te roepen. Een vast gegeven op een advocatenkantoor is dat elke fee-earner en veelal ook elke ondersteuner een eigen kamer, c.q. bureau heeft. Maar een even vast gegeven is dat op het gemiddelde advocatenkantoor, ook voor de Lock Down in verband met de Corona pandemie, de bezetting tussen de 60 en 70% voor de fee-earners en 80% voor de ondersteuning bedroeg. De vraag is of het nodig is dat iedereen een eigen werkplek en veelal zelfs een eigen kamer heeft.

Het antwoord luidt volmondig: neen. Fee-earners zijn regelmatig op pad, bijvoorbeeld naar cliënten, naar de rechtbank of werken een dag thuis. Natuurlijk, het is een overgang indien bij binnenkomst naar een vrije plek moet worden gezocht. Dat is echter opnieuw een kwestie van goede logistiek. Indien en zodra de dossiers volledig zijn gedigitaliseerd en dus geen gebruik meer wordt gemaakt van dikke fysieke dossierbundels is er geen aanleiding om elke medewerker op een advocatenkantoor een vaste werkplek te geven in de nabijheid van de dossiers. Met de laptop kan op elke willekeurige plek aangelegd worden.

In de wandelgangen hoort men dat op de grotere kantoren de fee-earners en ondersteuners bij toerbeurt naar kantoor mogen komen. Er zijn allerlei regels ontworpen die ertoe zouden moeten leiden dat te dicht bij elkaar komen (de anderhalve meter samenleving) wordt voorkomen. Opvallend is dat die regels in hoofdzaak zien op hygiënische maatregelen.

Prio voor ‘well being’ medewerkers

Zelden leest men een aanbeveling hoe personeel aan te sturen en hoe hen ‘bij de les’ te houden tijdens perioden van langere afwezigheid op het kantoor. Uit het hiervoor besproken onderzoek van Prof. Bloom blijkt dat aandacht voor de geestelijke ‘well being’ van de medewerkers hoog op de prioriteitenlijst moet staan.

1 Hoe houden we het vol in de home office?