Benchmark-onderzoek Advocatuur 2021: lekt er omzet weg?

In maart 2022 heeft Wolters Kluwerⁱ haar tweede Benchmark-onderzoek naar de Belgische kleine en middelgrote advocatenkantoren gepubliceerd. Het onderzoek is gehouden in het najaar van 2021 en ziet ook op dat jaar. Het is interessant kennis te nemen van alle resultaten van het onderzoek. Ik licht er nu slechts één onderdeel uit, namelijk de wens die bij de meeste kantoren aanwezig is: het verhogen van de omzet en daarmee de winst.

Gewerkte uren

Allereerst valt in het rapport te lezen dat een deel van de gewerkte uren niet in rekening gebracht kunnen worden aan de cliënten. Bij de kantoren met fee-earner aantallen tussen 11 en 20+ kan omstreeks 80% niet meer dan 5 à 6 uren per dag declareren terwijl in diezelfde groep meer dan 8,5 uren per dag worden gewerkt. Er lekt dus omstreeks 30% aan potentieel declarabele tijd weg. Is dat ook werkelijk zo?

Lekt er werkelijk tijd weg?

Een deel van die ‘weggelekte’ tijd zal waarschijnlijk besteed worden aan administratieve zaken, opleiding en praktijkontwikkeling. Gaat men uit van 240 werkbare dagen en conform het rapport 8,5 gewerkte uren per dag, dan worden er gemiddeld 2.040 uren per jaar gewerkt. Zes declarabele uren leveren op jaarbasis een totaal op van 1.440 uren. Dat aantal is een gebruikelijke norm voor fee-earners met enkele jaren ervaring. Het overblijvende saldo beloopt 600 uren. Indien men elke week gestructureerd 2 uren zou besteden aan praktijkontwikkeling resteert nog 400 uren op jaarbasis voor opleiding, administratie etc. De oorzaak van de relatief lage omzet en dus winst is op zich niet gelegen in het aantal gewerkte uren.

Tarieven

Verder blijkt uit het onderzoek dat hoe groter het kantoor des te hoger de gemiddelde uurtarieven. De tarieven die in het onderzoek naar voren komen, zijn in Europees verband gezien zeker niet aan de hoge kant. Alle gerapporteerde uurtarieven blijven onder de € 200,00 per uur.

Streven naar omzetvergroting

Alle kantoren (fee-earners) willen streven naar een toename van het aantal te factureren uren per dag en per advocaat en dus naar een verhoging van de jaarwinst. Bekijkt men vervolgens de antwoorden op de vraag naar de instrumenten ter verhoging van de winst dan staat ‘uitbreiden klantenportefeuille’ bovenaan, op de voet gevolgd door ‘vergroten efficiëntie’. Op dit laatste item volgt ‘meer factureerbare uren presteren’. Dat lijkt bijna hetzelfde.

Op zich is het wel aan te bevelen te streven naar een zodanig efficiënte kantoororganisatie dat het aantal declarabele uren niet achteruit gaat. Uit hetgeen ik hiervoor heb geschreven over de in Europa gebruikelijke urennorm, valt op te maken dat er niet veel marge zit in de wens het aantal ‘billabels’ te verhogen. Het hanteren van een hoger uurtarief wordt slechts door een minderheid genomen.

Verhoging efficiency

In het onderzoek is niet gevraagd op welke wijze gewerkt zou kunnen worden aan uitbreiding van de klantenportefeuille; wel is gevraagd hoe de efficiëntie van het kantoor zou kunnen verbeterd. Twee derde van de respondenten denkt met e-mails/dossierbeheer en verbeterde tijdregistratie een deel van de wedstrijd te kunnen winnen. Ook twee derde van de respondenten denkt met een proactieve communicatie en marketing (nieuwsbrief) manieren te zullen kunnen vinden om efficiënter te werken.

Toepassen leveragemodel

Helemaal niet genoemd wordt de mogelijkheid om de leverage (de verhouding partners ten opzichte van medewerkers en stagiaires) te verhogen, terwijl daarmee nu juist de winst van het kantoor structureel, substantieel en blijvend kan worden verhoogd. Uit het onderzoek blijkt dat op de solo-kantoren zelden een stagiaire werkzaam is; op de middelgrote kantoren is er 1 stagiaire op 5 advocaten. In Brussel ligt het aantal stagiaires hoger, namelijk 4,3 per bevraagd kantoor ten opzichte van Vlaanderen 1,5.

De hierna opgenomen rekensom laat zien dat het verhogen van de leverage onmiddellijk leidt, niet alleen tot een hogere omzet, maar ook en vooral tot een hogere winst, ook na aftrek van de kosten die met het inschakelen van medewerkers en stagiaires zijn gemoeid.

	uren	tarief	omzet zonder leverage	omzet met leverage	overwinst minus kosten partner
1 partner	1.400 h	€ 200,00	€ 280.000	€ 280.000	€ 80K
3 medewerkers	3x1400	€ 150,00		€ 630.000
kosten 3 medewerkers				€ 240.000
Winst op medewerkers				€ 390.000	€ 390K+€ 80K= € 470.000

Het spreekt voor zich dat de partners van het kantoor bij vergroting van de leverage ratio partners/ medewerkers-stagiaires wel moeten zorg dragen voor een relevante hoeveelheid nieuw werk. In zoverre is het antwoord op de vraag hoe de omzet te vergroten, namelijk door uitbreiden van de klantportefeuille, wel zeer relevant.

Werken vanuit visie

Ik wil niets toe of af doen aan de gegeven antwoorden, maar ik zou de betrokkenen willen aanraden om gestructureerd de besturing van het kantoor ter hand te nemen. Dat betekent dat vanuit een omlijnde visie zowel het kantoor wordt geleid; maar ook dat vanuit die visie de praktijkontwikkeling en marketing wordt georganiseerd. Dit geldt ook voor ook de organisatie waaronder begrepen de toepassing van het leverage-model. Het efficiënt gebruik van e-mail en andere digitale zijn hulpmiddelen die eenvoudigweg aanwezig moeten zijn.

Het begint echter allemaal met een duidelijke Strategie en Focus op een bepaald rechtsgebied en gericht op een specifieke branche. En vooral het besef dat een advocatenkantoor een onderneming is zoals elke andere. Zolang aan het voorgaande niet gewerkt wordt en invulling gegeven, zullen de resultaten niet structureel verbeteren.

Acquireren kun je leren

Tot slot: Acquireren kun je leren. Maar dat vergt meer dan het uitspreken van de wens de klantportefeuille in de (nabije) toekomst uit te breiden.

Kapellen, 15 maart 2022

ⁱ Wolters Kluwer Benchmark onderzoek