Actie is de fundamentele sleutel voor succes! (Pablo Picasso)
De meest recente cijfers over 2020 gepubliceerd door Advocatie laten na enige bewerkingen van de cijfers een gevarieerd beeld zien van omzet per fee-earner. Ik zal in deze blog op basis van de gepubliceerde cijfers enkele opmerkingen maken.
Resultaten 2020
Veel advocatenkantoren hebben gedurende de Corona-pandemie redelijk tot goed gepresteerd. Maar er zijn ook kantoren die het minder hebben gedaan. De vraag is dan naar het waarom van die mindere prestaties. Heeft het vanuit huis werken een negatieve invloed heeft gehad op omzet, bezettingsgraad etc.?
Indien de cijfers over meerdere jaren worden geanalyseerd kunnen verschillende conclusies getrokken kunnen worden. Allereerst valt op dat een klein aantal kantoren aan de top het bijna altijd goed doet. Een enkele afwijking wordt wel eens gevormd doordat in de loop van het jaar een aantal medewerkers is vertrokken en eerst in de loop van het daarop volgende jaar het bestand weer wordt aangevuld. Indien de telling van het aantal medewerkers per 1 januari plaats vindt, kan gemakkelijk een afwijking op de meerjaren schaal ontstaan.
Omzetontwikkeling
Belangrijker is dan ook naar de omzetontwikkeling door de jaren heen te kijken. En dan valt op dat vergelijking van de verschillende kantoren een wisselend beeld laat zien. Daaraan kan een keuze ten grondslag liggen, namelijk geen groei in fee-earners en hooguit bijhouden van de inflatie. Dat is op zich een gerechtvaardigde keuze. Niettemin moet geconstateerd worden dat die keuze ‘at the end of the day’ wel negatieve effecten zal hebben. Een oude en bekende economische wet luidt: stilstand is achteruitgang. Voor elke onderneming - ook voor een advocatenkantoor - is (omzet)groei een onvermijdelijke bestaansvoorwaarde.
Analyse oorzaken achterblijven
Perceptie is werkelijkheid
Allereerst stel ik vast dat die kantoren die een duidelijke, ook voor de markt zichtbare strategie nastreven, aanzienlijk beter presteren dan kantoren die daarmee nog steeds worstelen. Voorts, stel ik vast dat ook in deze ‘perceptie werkelijkheid’ is. Ik bedoel daarmee aan te geven dat die kantoren die hoog in de League tables zijn vermeld en waarvan individuele partners in de buitenwereld in hoog aanzien staan, een groter bereik hebben bij het binnenhalen van nieuw werk. Deze beide waarnemingen gelden echt niet alleen voor de Zuid-as kantoren, maar door de gehele markt heen; van groot tot klein, van full service kantoor (als dat overigens überhaupt nog bestaat) tot niche.
Twee categorieën oorzaken van achterblijven
Een nuttige exercitie kan zijn om de oorzaken van achterblijven of verminderen van de omzet (per partner en overige fee-earners) te analyseren. De ervaring leert dat zodra de partners de basisregels van het kantoor nakomen, de medewerkers in het team hetzelfde doen. Goed voorbeeld, doet goed volgen.
Grosso modo is een tweetal categorieën van oorzaken aan te wijzen die leiden tot achterblijven en disfunctioneren. Onderscheid moet worden gemaakt tussen het primaire proces waarin de fee-earners worden ingezet en de back-office waarin de ondersteuning is ondergebracht.
Oorzaak l
Te beginnen met het primaire proces en met name de oorzaken van achterblijven.
- Onvoldoende declarabel werk dan wel onvoldoende werk waarin het door kantoor bepaalde uurtarief kan worden geschreven. Twee oorzaken: te weinig adequate inspanning om het bij het kantoor passende werk binnen halen. Dit is op te lossen met extra of intensievere inzet van Business Development.
- De ‘Earning capacity’ van de betrokken fee-earner schiet te kort. Dit vraagt een geheel andere op het individuele geval toegespitste aanpak.
- Meerdere malen geven van korting op het Tarief dan wel de uren: de eerste maal bij het afgeven van de fee-quote, de tweede maal door het niet volledig schrijven van de bestede uren, de derde maal bij het opmaken van de declaratie en dan nog een vierde maal ter gelegenheid van het innen van de nota na klachten van de cliënt. De oplossing voor dit euvel is betrekkelijk eenvoudig, namelijk als bestuur streng monitoren. Echter dit fenomeen heeft doorgaans een diepere oorzaak. Namelijk veelal onvoldoende werk op het niveau van het kantoor.
- Afwijkende uurtarieven hanteren: een adequate communicatie binnen kantoor kan op dit vlak veel oplossen. Van belang is nauwkeurig te monitoren welke soort zaken worden aangenomen. Met name dient centraal beoordeeld te worden of de nieuwe zaken passen binnen de kantoorstrategie en de daaruit voortvloeiende Positionering en Focus. Ook uit oogpunt van Compliance is een strikte beoordeling welke zaken worden aangenomen, dringend gewenst.
Oorzaak ll
Bij de inrichting en organisatie van de back-office is ook winst te behalen, met name door een strakke en efficiënte organisatie na te streven.
- Een deugdelijke en doelmatige inrichting van de kantoororganisatie kan veel kleinere en grotere dagelijkse problemen verbeteren. Een structuur met een office manager is voor de back-office veelal een goede besturingsvorm; overigens wel afhankelijk van de grootte van het kantoor.
- Personal Assistants. Niet alleen de fee-earners dienen zich te ontwikkelen en mee te gaan met hun tijd en dus de vraag uit de markt, maar ook de ondersteuning. Waar in vroeger tijden elke advocaat een eigen secretaresse tot zijn beschikking had, is heden ten dage de situatie zodanig ontwikkeld dat de secretaresse is geëvolueerd naar de functie van Personal Assistant. Kort gezegd: niet meer de hele dag dictaten uit typen, maar organiseren van de praktijk van de fee-earners.
- Financiën en boekhouding. Kies een softwarepakket waarmee het kantoor uit de voeten kan. Dat wil zeggen dat nagestreefd zou moeten worden dat het pakket voldoende mogelijkheden biedt om bijvoorbeeld zowel declarabele als non-declarabele uren adequaat te verwerken. Maar ook dat gemakkelijk adequate management informatie kan worden geproduceerd zonder dat nog allerlei bewerkingen moeten plaatsvinden. Mijn persoonlijke voorkeur gaat uit naar een integraal pakket.
- HR (PZ). Grote en middelgrote kantoren zullen veelal een eigen HR-afdeling hebben. Bij kleinere kantoren wordt één van de fee-earners of de boekhouding vaak belast met deze taak. Vergeten wordt veelal dat tal van ZZP’ers deze taak op parttime basis kunnen overnemen en dus de HR-functie kunnen professionaliseren. Dit is typisch zo’n functie die met succes kan worden geoutsourced.
Oplossingen vinden
Voor al de genoemde issues bestaat een oplossing. Soms eenvoudig, soms lastiger te realiseren. Een eerste horde die steeds moet worden genomen is die van de vaststelling of herijking van de Strategie, de Positionering en de daaruit voortvloeiende Focus. Zolang niet duidelijk is welke richting het kantoor uit wil, is elke andere actie betrekkelijk nutteloos. En vergeet in dit kader ook niet de onontkoombare noodzaak tot kantoorbrede implementatie. Fee-earners die hun eigen van de kantoorstrategie afwijkende koers blijven varen, vormen de wortel van het aanstaande verval.
Het niet oplossen van de onderliggende problematiek op korte of langere termijn leidt onvermijdelijk tot problemen. De huidige markt is ook op het personele vlak zeer competitief. Degenen die binnen het kantoor wel goed performen, terwijl zij geen ontwikkelingen zien die tot structurele verbeteringen kunnen leiden, zullen het kantoor inruilen voor een eigen kantoor of zich aansluiten bij een kantoor waar de zaken wel goed geregeld lijken te zijn.
Het is van levensbelang voor elk kantoor de winst min of meer gelijk te houden met die van de ‘peers’. Lukt dat niet, dan zal het moeilijk zijn om de bestaande ‘crew’ te behouden. Nog lastiger wordt het om nieuwe mensen aan te trekken.
Een succesvol kantoor heeft meer aantrekkingskracht dan een kantoor waar geen ‘schoon schip’ is gemaakt.
25 augustus 2021