New Decade Consultancy

Samen de nieuwe koers bepalen!

Uurtje-factuurtje of een flat fee?

Met enige regelmaat wordt in de juridische pers aandacht besteed aan de vraag of de klant baat heeft bij ‘flat fees’ dan wel het systeem van uurtje/factuurtje blijft aanvaarden.

Er wordt gesteld dat ‘tijd’ niet de juiste meetmethode is. Veeleer zou ‘toegevoegde waarde’ de basis dienen te zijn om de prijs van de ingeschakelde advocaat te bepalen. Als voorbeeld wordt dan genoemd dat een uur besteden in een conference call van minder waarde zou zijn dan een uur dat besteed wordt aan de strategie in een bepaalde litigation (1).

In het boek ‘De advocatuur als onderneming’ besteed ik in het hoofdstuk ‘Verkenning van de juridische markt anno 2020 aandacht aan de opbouw van de juridische markt. Die markt is - zoals vrijwel elke markt - opgebouwd als een piramide. Verkort weergegeven,

(i) bovenin de topkantoren in New York en Londen,
(ii) daaronder de International Business Law Firms,
(iii) de National Champions en
(iv) de regionale lokale kantoren.

De praktijk van die kantoren is navenant, dat wil zeggen de top behandelt de zaken die van essentieel belang zijn voor de top-ondernemingen in deze wereld. De kantoren die daaronder gesitueerd zijn behandelen de zaken voor de ondernemingen die bij hun omvang en standing passen. Het spreekt min of meer voor zich dat de tarieven bovenin de markt van een ander kaliber zijn dan op de lagere treden van de ladder.

Hoe moet nu de advocaat zijn tarief bepalen? Anders gezegd op welke wijze komen de advocaat en cliënt in onderling overleg tot een passend tarief voor de te verrichten dienst. Allereerst hangt het sterk af van de aard van de verrichting die van de advocaat wordt gevraagd. Daarbij dient in gedachten te worden gehouden dat de cliënt doorgaans een oplossing vraagt voor een zich voordoend dan wel in de toekomst opkomend probleem.

Een factor van belang is dat het recht steeds iets onvoorspelbaars in zich draagt. Anders dan bij de aanschaf van een auto is het recht niets iets tastbaars dat men kan aanraken. Wanneer een loodgieter wordt gevraagd om een lekkage op te lossen, doet zich een soortgelijke situatie voor. Hij zal moeten gaan zoeken naar de oorzaak. Afhankelijk van zijn kennis en ervaring zal de loodgieter sneller of langzamer het hem voorgelegde probleem kunnen oplossen. Dat betekent dat hij daaraan zijn tarief kan relateren. Nu zullen veel advocaten de vergelijking met de loodgieter niet waarderen, maar in wezen is de wijze waarop dat vak wordt uitgeoefend wel enigszins vergelijkbaar met dat van de zakelijke dienstverlener, waaronder de advocaat.

De loodgieter kent eenvoudige werkzaamheden, zoals het vernieuwen van een kraan of het jaarlijkse onderhoud van een CV-installatie. Daarnaast heeft hij de lastiger klussen als het achterhalen van de hiervoor ter sprake gebrachte lekkage. Voor de gemiddelde advocaat die ergens in het midden van de Mid Market werkzaam is, kunnen vergelijkbare voorbeelden worden opgesomd. Een eenvoudige ontslagzaak kan gemakkelijk tegen een ‘flat fee’ worden aangeboden. Hetzelfde geldt voor de doorsnee echtscheiding. Het wordt al lastiger indien de ontslagzaak de voorzitter van de Raad van Bestuur van een grote onderneming betreft; of bijvoorbeeld de ondernemer of de projectontwikkelaar met een hele vloot aan vennootschappen die in een echtscheiding verwikkeld raakt.

De vraag is hoe de cliënt nu precies wil dat de prijs voor de tussenkomst van de advocaat wordt bepaald. Uit onderzoek van Bloomberg Law blijkt dat het overgrote deel van de onderzochte advocatenkantoren in de nabije toekomst vasthoudt aan het ‘declarabele uur’. Kennelijk is één van de belangrijkste hinderpalen gebrek aan technologie die andere declaratie methoden mogelijk maken. Even opmerkelijk is dat de bedrijfsjuristen die de advocatenkantoren inschakelen niet in staat zijn hun ‘pricing’ behoeften duidelijk te omschrijven (2).

Bekende argumenten die worden gebruikt - met name door adviseurs van advocatenkantoren - zijn:

(i) Het is ‘absurd’ dat de prijs van de dienst eerst na afloop van de opdracht volledig duidelijk wordt.
(ii) Het gebruik van het ‘declarabele uur’ zou ethische problemen kunnen veroorzaken door hier en daar een extra uur te noteren.
(iii) Ook zou het systeem van het noteren van eenheden van ‘6 minuten’ niet goed werken, omdat het merendeel van de advocaten de tijd zou noteren waarvan zij menen dat zij deze in redelijkheid aan de betreffende activiteit zouden mogen besteden (3).

Noch de in het begin van dit artikel genoemde voorbeelden van de waarde van een specifieke activiteit in een groter geheel van een zaak, noch de hierboven opgesomde 3 aspecten zijn doorslaggevend of overtuigend. Bovendien zijn deze issues oplosbaar.

De vaststelling van de factuur zou moeten plaatsvinden op basis van 3 items,

(i) wat is de bestede tijd,
(ii) wat is de toegevoegde waarde van de dienst en
(iii) welke (juridische) vernieuwing biedt de gekozen oplossing?

Toepassing van deze 3 uitgangspunten zal over het algemeen leiden tot een tarief waarmee zowel de klant als de advocaat uit de voeten kan. Eenvoudige zaken zullen kunnen worden afgewikkeld tegen een vooraf afgesproken prijs; ingewikkelder zaken tegen een passend uurtarief, waarbij strikte monitoring een belangrijk gegeven is. In al die zaken is het gewenst een verstandig geredigeerde ‘meerwerkclausule’ als een veiligheidsklep op te nemen. Natuurlijk is het zo dat hoe meer dienstverleners een bepaalde dienst aanbieden met min of meer dezelfde kwaliteit dit een negatief effect heeft op de prijs die in rekening gebracht kan worden.

De wens van de klant is om tijdig inzicht in de hoogte van de in rekening te brengen bedragen te krijgen. Van belang is dus allereerst transparantie in:

(i) de gehanteerde tarieven,
(ii) een duidelijke omschrijving welk werk gedaan gaat worden,
(iii) een concrete inschatting van de te besteden tijd,
(iv) opdeling van de werkzaamheden in duidelijke parten,
(v) (twee)wekelijkse adequate updates van de in die periode verrichte werkzaamheden,
(vi) regelmatige updates van de werkzaamheden als zodanig, etc.

Het voorgaande betekent wel dat de kantoren adequate softwarepakketten dienen te hebben waarmee behoorlijke offerten gemaakt kunnen worden, die dus inzicht geven in de aard en omvang van de werkzaamheden eerder uitgevoerd in vergelijkbare zaken. De hele operatie valt of staat met de nauwkeurigheid waarmee de bestede uren in de systemen worden ingevoerd. Dat geldt niet alleen voor de klassieke wijze van ‘pricing’ op basis van het declarabele uur, maar evengoed voor declareren op basis van het systeem van ‘Value pricing’. Net als bij de loodgieter: indien men niet weet hoeveel tijd aan een bepaalde activiteit besteed moet worden, ontbreekt elke basis voor welke wijze van declareren dan ook.

Tenslotte, de klant wil duidelijkheid, zodat hij een budget kan vaststellen voor de inschakeling van een externe advocaat. Op die wijze kan hij beslissen of hij het waard vindt de zaak uit handen te geven. En die klant begrijpt heel goed dat hij in moeilijke kwesties een hogere prijs moet betalen dan voor eenvoudige dagelijkse werkzaamheden.

---

(1) Fundamental Changes Coming to the Legal Industry This Decade; Link >

(2) Law Firm Sites Talk About Alternative Fees, But Use Appears Thin. Link

(3) What’s So Bad About the Billable Hour? Link >