New Decade Consultancy

Voor advocaten:
Samen de nieuwe koers bepalen!

Het Nieuwe Normaal

De wereld is zich na het beëindigen van de Corona lock down aan het herpakken. Er is veel aandacht voor de logistieke aanpassingen. Belangrijk, maar het zijn en blijven ‘technicalities’.

De wezenlijke vraag is of de wereld echt veranderd is door de Corona-crisis? Of markeert de crisis voornamelijk ontwikkelingen die al eerder zijn ingezet? De belangrijkste verandering voor de advocatuur zal waarschijnlijk zijn dat bij de praktijkontwikkeling niet langer rustig afgewacht kan worden. De ‘deus ex machina’ behoort definitief tot het verleden. Het is duidelijk dat veel kantoren nu al geconfronteerd worden met een verminderd werkaanbod.

Hoe kan men zich wapenen tegen het opdrogen van nieuw werkaanbod?

Dat vraagt een tweesporen beleid. Houd in gedachten: twee naast elkaar liggende sporen leiden automatisch naar hetzelfde punt: de beoogde stip op de horizon. Het externe spoor heeft de klant als uitgangspunt. Het interne spoor heeft een doelmatige organisatie van de back office als leidraad. Extern
Wat een aanbieder van een dienst kan en wil, is belangrijk, maar kern is en blijft wat de markt vraagt. Het gaat niet alleen om de vraag hoe de dienst wordt verricht, maar ook welke ontwikkelingen zich in de markt voordoen en hoe daarop in te spelen.

In het traject van het vaststellen of herijken van een Strategie behoort steevast een gedegen marktonderzoek plaats te vinden. Spekkoper is degene die op het juiste moment in de nieuwe markt stapt. Regelmatig nationale en internationale media raadplegen kan in hoge mate bijdragen aan het verkrijgen van inzicht in de relevante marktontwikkelingen. Enkele voorbeelden van relevante marktontwikkelingen die uit de mediaberichten kunnen worden gedestilleerd zijn naast het zeer actuele Covid-19 al langer bestaande onderwerpen zoals Klimaat (Vergroening) en Energietransitie, Brexit, MVO, Digitalisering.

Al die onderwerpen hebben juridische implicaties. En ook nog eens op elk juridisch niveau. Er zit problematiek tussen die gemeengoed is, maar niettemin opgelost moet worden. En er zijn issues die zwaarder geschut vragen. Geheel overeenkomstig de piramidale opbouw van de samenleving maar ook van de juridische gemeenschap.

Een waarschuwing: het is geheel afhankelijk van de Strategie (Visie) van het kantoor en de samenstelling welke ontwikkelingen zich voor het specifieke kantoor lenen voor verdere uitwerking. Succes hangt af van de eigen invulling en uitvoering. Maar dat vergt wel een diepgaande analyse van zowel de markt als het kantoor. Anders geformuleerd: vragen als “wat kan ik’, ‘wat wil ik’ en ‘hoe is dat inpasbaar in het sociaal-economisch leven’ komen daarbij aan de orde. Met daarbij alvast een caveat: indien de strategische visie niet behoorlijk wordt geïmplementeerd, gebeurt er niets.

Teamwork

Het merendeel van de genoemde ontwikkelingen leent zich voor een geïntegreerde aanpak in teamverband. Dat betekent dat een dergelijk team dan ook existent dient te zijn, en niet alleen in theorie. Voor het overgrote deel van de bedrijvenmarkt (MKB/KMO) geldt immers dat zij werkt met een ‘Trusted Advisor’.
Het grootste deel der ondernemingen op de Nederlandse en Belgische markt heeft niet een zodanige omvang heeft dat zij beschikken over een in-house juridische afdeling. Het MKB maakt in Nederland omstreeks 70% uit van de werkgelegenheid. In België geldt een vergelijkbaar percentage.
De hedendaagse klant wint graag advies in bij iemand met een ‘helicopterview’. De ’Trusted Advisor’ moet daarnaast optreden als ‘spelverdeler’.

De bedrijfseigenaar wil zijn problematiek liefst maar eenmaal uitleggen aan zijn adviseur. Het doet er daarbij niet toe of dit de accountant of de advocaat of zijn fiscalist is. Het verdient dus aanbeveling teams samen te stellen waarin zowel een generalist als specialisten zitting hebben. Maar ook teams met accountants, fiscalisten en bedrijfsconsultants. Die teams behoeven ook niet steeds binnen dezelfde kantoormuren te opereren. Het gaat om beschikbaarheid. Vanzelfsprekend is het ook niet nuttig om al die verschillende disciplines op elke zaak in te zetten. Waar het om gaat, is de kennis te bundelen en op die wijze aan te bieden aan de klanten.

Terzijde, grote ondernemingen met een eigen juridische afdeling van substantiële omvang hebben anders dan de bedrijven uit het MKB (KMO) veelal voldoende aan een specialist, nu zij zelf beschikken over generalisten, die het overzicht kunnen behouden.

De kern is en blijft de vraag uit de markt te koppelen aan hetgeen men als advocaat te bieden heeft.

Intern

Innovatie in de advocatuur door middel van Digitalisering is een onderwerp waarover veel wordt geschreven. Er is aanbod genoeg. Wat is vooral van belang?
  1. Bepaal vooraf waaraan het kantoor behoefte heeft en dus als eenheid (onderneming) beter kan gaan functioneren. Denk aan geïntegreerde administratieve software, maar ook aan een behoorlijk Document Management System. Maar ook aan systemen die het primaire proces inhoudelijk kunnen ondersteunen.
  2. Schaf Software aan die geïntegreerd kan worden. Anders gezegd, software die onderlinge verbanden mogelijk maakt zonder dat allerlei extra maatwerk nodig is.
  3. Draag zorg voor voldoende scholing van degenen die met de nieuwe tools moeten gaan werken.
Naast digitalisering of misschien wel juist daardoor dient efficiency bij de dienstverlening hoog in het vaandel te staan. Dat betekent dat: 
  1. Adviezen praktisch en oplossingsgericht dienen te zijn. Wees concreet.
  2. Op het afgesproken tijdstip uitgebracht. Laat de klant niet wachten.
  3. Tegen een adequaat tarief. Spreek duidelijke prijzen af.
Slot

Het besproken tweesporenbeleid kan helpen de ondervonden problematiek de baas te worden. Een duidelijke boodschap naar de buitenwereld en een krachtige goed geoliede interne organisatie zullen bijdragen aan een efficiënt en winstgevend kantoor.

10 juni 2020