New Decade Consultancy

Samen de nieuwe koers bepalen!

Efficiency in de advocatuur een Win-Win situatie

Het verdient aanbeveling om in het bedrijfsleven gebruikelijke werkmethoden, die hun effectiviteit hebben bewezen, ook in de Legal Practice, zoals de advocatuur en het notariaat toe te passen.

In het bedrijfsleven worden van oudsher methoden zoals Brown Paper sessies, of projectgroepen op de grondslag van Prince 2, etc. toegepast.

In die zogenaamde Brown Paper sessies wordt in een projectteam het bestaande werkproces met alle betrokkenen volledig tot in detail uitgevlooid. Vervolgens wordt nagegaan of alle stappen van het proces nog steeds doelmatig zijn, mede gezien bijvoorbeeld technologische ontwikkelingen of wensen van de klant. Op die wijze wordt in het projectteam een nieuwe werkwijze geformuleerd, met name geoptimaliseerd. Het doel is vanzelfsprekend om efficiënter te gaan werken. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van moderne technologie.

Bij de exploitatie van een advocaten- of notariskantoor wordt onderscheid gemaakt tussen de back office van het kantoor en het primaire proces.

Een eenvoudig en voor de hand liggend voorbeeld is het gebruik van sjablonen en modellen ten behoeve van het primaire proces. Veel kantoren maken hiervan gebruik in de back office. Maar niettemin kan de invoering en ook het onderhoud van dergelijke modellen en sjablonen het beste plaats vinden in een projectgroep. Immers, de advocaat of notaris zal de juridische inbreng leveren. De afdeling ICT dient zorg te dragen voor de meest doelmatige koppeling met de achterliggende systemen, terwijl de gebruikers het beste de gebruiksvriendelijkheid kunnen beoordelen. Ook bij de invoering van gewenste veranderingen in de sjablonen en modellen is overleg in een projectteam uiterst nuttig. Kleine, maar ook grotere ‘bugs’ kunnen worden opgespoord voordat de update wordt ‘uitgerold’.

Een ander voorbeeld wordt gevormd door het invoeren en gebruik van een Document Management System (DMS). De ervaring leert dat het gebruik van dergelijke applicaties voortdurende aandacht vraagt, bijvoorbeeld omdat onderliggende systemen eerder geüpgraded zijn dan de daarop geënte applicaties, zoals het DMS, met alle gevolgen van dien.

De efficiency in het primaire proces bij de behandeling van zaken zou exponentieel vergroot kunnen worden, indien de Legal Business gebruik zou maken van in het bedrijfsleven beproefde management methoden. Die methoden kunnen namelijk op relatief eenvoudige wijze vertaald worden naar de Legal Business.

Een eerste begin zou zijn om een ‘project manager’ toe te voegen aan het team dat de betreffende zaak behandelt. Het is wel van belang een professioneel getrainde project manager aan te stellen. Met name kan deze zorg dragen voor de coördinatie met andere disciplines (binnen of buiten het kantoor) en werkstromen optimaliseren. Ook aspecten als ‘op tijd’ leveren van de dienst tegen het afgesproken budget behoren tot de taak van de project manager. Het spreekt voor zich dat het vooral loont in grotere zaken (projecten zoals M&A en grote litigation) een projectmanager aan het team toe te voegen. Dat is werkelijk van meerwaarde en ontlast de verantwoordelijke partner of de oudste medewerker in het team, nu deze zich niet meer druk hoeft te maken over de vraag of alle betrokkenen wel op tijd hun bijdrage leveren. Het grote voordeel is dat iedereen vanuit zijn eigen discipline kan bijdragen aan de behandeling van de toevertrouwde zaak. Kantoren die een functionaris als de project manager hebben aangesteld blijken efficiënter te werken, dit ten voordele van de cliënten.

Een belangrijk punt bij het functioneren van de projectmanager is rapportage door middel van een digitaal dashboard. Daarin worden de relevante data ingevoerd. Alle leden van het team kunnen op die wijze de voortgang van het project steeds monitoren. En, de cliënt kan ook gemakkelijk steeds over alle genoemde facetten van het project op de hoogte gehouden worden.

Conclusie: indien bij de exploitatie van een advocaten- of notariskantoor gebruik wordt gemaakt van sinds jaar en dag in het bedrijfsleven gebruikte ‘process technologies’, zal de efficiency sterk worden vergroot.